Ad­min. As­sis­ten­z ­für ­For­schungs­in­sti­tu­t (w/m/d)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf | UKEHamburg, DE Vollzeitvor 1 Monat

Das erwartet Sie

  • Vollzeit: 38,5 Stunden
  • Unbefristet
  • Arbeitsort: Hamburg-Eppendorf

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund 13.600 Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patienten und Patientinnen.

Das Institut für Computational Neuroscience ist ein dynamisches und forschungsstarkes UKE-Institut, das sowohl in der Grundlagenforschung als auch der angewandten klinischen Forschung engagiert ist. Unser internationales Team von etwa 20 Mitarbeitenden freut sich auf Ihre Unterstützung und Mitarbeit. Weitere Informationen finden Sie auf www.uke.de/icns.

Ihre Aufgaben beinhalten

  • Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben des Institutsdirektors
  • Selbstständige Organisation von Personalmaßnahmen inkl. Einstellungs- und Umsetzungsvorgängen in Abstimmung aller Beteiligten
  • Etatmäßige Drittmittelüberwachung und Reporting
  • EDV-Angelegenheiten wie Überwachung der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche, Bildbearbeitung z.B. mit PowerPoint
  • Unterstützung bei der Organisation des Lehrbetriebes
  • Regelmäßige Aktualisierung der Institutshomepage und Intranetseite in Abstimmung aller Beteiligten
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Überwachung der Wiedervorlage, Terminorganisation und -koordination, Ablage, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
  • Schriftliche und mündliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
  • Organisation und Abrechnung von Dienstreisen des Direktors
  • Durchführung von Beschaffungen
  • Mitwirkung im Qualitätsmanagement sowie Koordinierung und Erledigung anfallender QM-relevanter Aufgaben

Diese Position ist auch in Teilzeit zu besetzen.

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Ausbildung zum:zur Verwaltungsfachangestellten:in, Kauffrau:mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Kenntnisse in der Führung eines Sekretariats
  • MS Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Deutsch-Kenntnisse auf Muttersprache-Niveau und fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Flexibilität, Kooperationsbereitschaft, Selbstständigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit

Das bieten wir

Volle Konzentration auf die Arbeit

  • Einen krisensicheren und modernen Arbeitsplatz mit jährlich mindestens 30 Tagen Urlaub, eine Bezahlung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA und weiteren attraktiven Vergütungsbestandteilen.
  • Eine betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote und vielen weiteren Vergünstigungen.
  • Zudem bezuschussen wir das HVV-ProfiTicket & den Dr. Bike Fahrradservice.

Wir pushen die Karriere:

  • Profitieren Sie von unserem umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungs-Programmen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen

Beruf und Familie & die eigene Gesundheit im Einklang:

  • Ein innovatives und familienfreundliches Arbeitsumfeld mitten in Hamburg (Kooperation zur Kinderbetreuung, Ferienbetreuung)
  • Flexible Gestaltungsmöglichkeiten der Arbeitszeit und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens werden hier unterstützt.
  • Bei uns besteht die Möglichkeit mit einem Sabbatical oder Sonderurlaub, fremde Kulturen zu bereisen oder einfach mal eine Pause einzulegen.
  • Auch Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Ein vielfältiges Angebot von Yoga, Akupunktur, Outdoortraining bis zum Segelkurs erwartet Sie!
  • Unser Mitarbeitendenprogramm bietet Ihnen die Möglichkeit, aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln.


Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung bis zum 15. November 2021 unter Angabe des Referenzcodes 2021-714_w.

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