Assistent:in in der Abteilung für Zahlungssystem- und IT- Aufsicht
- Home Office:Teilweise möglich
- Einstiegsgehalt:from from: € 46.395 brutto pro Jahr
- Berufserfahrung:2-5 Jahre
- Startdatum:Ab sofort
- Befristung:Ohne Befristung
Dein Profil
- AHS oder BHS Matura
- Langjährige Erfahrung im Management einer proaktiven Abteilungsassistenz
- Ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Power Point)
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohe Einsatzbereitschaft sowie Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit (Randzeiten)
- Hohe Genauigkeit auf Grund des Umgangs mit vertraulichen und sensiblen Dokumenten
- Eigeninitiative und Selbstständigkeit
- Ausgezeichnete Kommunikations- und Teamfähigkeit
Deine Aufgaben
- Professionelle Unterstützung der Abteilungsleitung im Rahmen von: Office-Time- und Travelmanagement, Protokollführung und Evidenzhaltung von To-Dos, Vorbereitung von Besprechungen, Planung und Administration von Abteilungsveranstaltungen, Koordination und Endbearbeitung von Gremienunterlagen
- Abwicklung von Prüfungsberichten, Gutachten und Erledigungen in spezifischer Abteilungssoftware inkl. der entsprechenden Korrespondenz
- Erstellen und Verwalten von elektronischen Akten sowohl in Eureka als auch Fabasoft (elektronischer Akt des Bundes) bzw IMAS (EZB-SSM)
- Betreuung eines umfassenden und vertraulichen Ablagesystems
- Administration von Dienstreisen
- Durchführung von administrativen Personalangelegenheiten (Personalstand und SAP-Auswertungen, Ist-Zeiterfassung), Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
- Durchführung allgemeiner Abteilungsadministrationsaufgaben (e-Procurement, Budget- und Rechnungsverfolgung, Telefondienst, Gästebetreuung)
Unser Angebot
- Herausfordernde Aufgaben im internationalen Umfeld
- Vielfältige Ausbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Familienfreundliches Unternehmen, Betriebskindergarten, Feriencamps
- Sehr gute öffentliche Verkehrsanbindung
- Flexible Arbeitszeiten durch Home-Office und Gleitzeit, Mitarbeiter:innenkantine, betriebliche Gesundheitsförderung, Fitnessangebote sowie diverse weitere Benefits
- Wöchentliche Normalarbeitszeit von 38,5 Stunden, separate Überstundenvergütung, kein All-in
Zusätzliche Informationen
Entsprechend dem geforderten Ausbildungsgrad gilt für Berufseinsteigende ein Jahresbruttogehalt von EUR 46.395,- (Matura) auf Vollzeitbasis (exkl. allfälliger Überstunden). Bei entsprechender Ausbildung und mehrjähriger Berufserfahrung bieten wir eine marktkonforme Überzahlung.
Die OeNB strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht.
Dienstort: Wien
Anstellungsart: Vollzeit
Besetzung ab: sofort
Bereich: Administration/Sekretariat
Ihre Vorteile Erfahren Sie mehr über die OeNB als Arbeitgeberin.
Ihre Ansprechpartnerin Sandra Bader. MA HR Business Partnerin 01/404 20-7631
Sind Sie an der Stelle interessiert und haben eine EU-Staatsbürgerschaft oder eine gleichgestellte Staatsbürgerschaft? Dann freue ich mich über Ihre Online-Bewerbung.
Über Assistenten*innen: Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Assistent*in?
Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.
Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.
Welche Skills benötigt man als Assistent*in?
Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis
Außerdem sollte ein Assistent*in gewisse Soft Skills mitbringen:
Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik
Welche Schulfächer sind für einen angehenden Assistent*in relevant?
In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten Assistent*in?
Welche ähnlichen Berufe gibt es?
Verwaltungsassistent*in, Büroangestellte*r, Sachbearbeiter*in, Großhandelskaufmann*frau, Vorstandsassistent*in, Bürokaufmann*frau, Industriekaufmann*frau