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As­sis­ten­z ­der ­Ge­schäfts­füh­run­g (m/w/x)

Vollzeit
  • Home Office:Teilweise möglich
  • Einstiegsgehalt:Ab € 4.000 brutto pro Monat
  • Berufserfahrung:2-5 Jahre
  • Startdatum:Ab sofort
  • Befristung:Ohne Befristung
Logo of ISG Personalmanagement GmbHISG Personalmanagement GmbH
Wien, Österreichvor 7 Tagen

Unser Kunde ist ein renommierter gemeinnütziger Bauträger in Österreich. Das Unternehmen kann auf eine langjährige erfolgreiche Tätigkeit im gemeinnützigen Wohnungswesen zurückblicken und steht für Kundenzufriedenheit, innovative Wohnkonzepte und hohe Qualität.

Für den Standort in Wien, modernes Büro & gute öffentliche Anbindung suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für die Position als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau bzw abgeschlossenes Studium
  • Berufserfahrung im Assistenzbereich vorausgesetzt
  • Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Diskretion, Loyalität und Termintreue
  • Verständnis für organisatorische Zusammenhänge
  • Gute Umgangsformen und diplomatisches Geschick
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Resilienz in herausfordernden Situationen

Aufgaben

  • Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, insbesondere bei E-Mails, Post, Telefon und Terminplanung
  • Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, einschließlich Einladungen, Unterlagen, fristgerechtem Versand und Protokollerstellung
  • Koordination und Überwachung interner Abläufe sowie Unterstützung bei Mitarbeiterangelegenheiten, Feedbackprozessen und sonstigen organisatorischen Themen
  • Schnittstellenfunktion zu internen und externen Ansprechpartnern wie Behörden, Förderstellen, Rechtsanwälten, Notaren, IT, Personalverrechnung und DSGVO-Verantwortlichen
  • Betreuung von Kommunikations- und Verwaltungsthemen wie Homepage, Intranet, Inseraten, Vorlagenmanagement und administrativer Verwaltung des IKS
  • Unterstützung bei Sonderaufgaben und laufenden Prozessen, z. B. Recherchen, Auswertungen, Analysen sowie organisatorische Begleitung von Projekten und speziellen Geschäftsfällen
  • Empfang und professionelle Betreuung von Besuchern der Geschäftsführung

Unser Angebot

  • Ausgezeichnetes Betriebsklima und kollegiale Atmosphäre
  • Schulungen bzw. berufsbedingte Fortbildungsmöglichkeiten
  • Flexible Gleitzeitoption, 38 Wochenstunden, und sicherer Arbeitsplatz in einem langjährig bestehenden soliden Unternehmen
  • 27 Urlaubstage laut KV und 2 zusätzliche Urlaubstage (24.12. und 31.12.)
  • Ein Monatsbruttogehalt ab € 4.000,--, eine Überzahlung ist je nach Qualifiaktion und Vorerfahrung gegeben.

Zusätzliche Informationen

Wenn Sie an dieser herausfordernden Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 110.314 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.

ISG Personalmanagement GmbH
A-1010 Wien, Universitätsring 14
Mag. Sabrina Kriechbaum, +43 664 88 49 27 91
@: bewerbung.kriechbaum@isg.com

Besuchen Sie uns auf isg.com/jobs - hier finden Sie täglich neue Jobangebote.

Über As­sis­ten­ten*in­nen: Häufig gestellte Fragen

Was macht ein As­sis­ten­t*in?

Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.

Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.

Welche Skills benötigt man als As­sis­ten­t*in?
Um ihre Tätigkeit gut ausführen zu können, benötigen As­sis­ten­ten*in­nen grundsätzlich folgende Hard Skills:

Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis


Außerdem sollte ein As­sis­ten­t*in gewisse Soft Skills mitbringen:

Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik

Welche Schulfächer sind für einen angehenden As­sis­ten­t*in relevant?
Für die meisten As­sis­ten­ten*in­nen ist es hilfreich, an folgenden Schulfächern Interesse zu haben: Rechnungswesen, Wirtschaft, Deutsch, Englisch
In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten As­sis­ten­t*in?
As­sis­ten­ten*in­nen arbeiten in der Regel in folgenden Tätigkeitsfeldern:

Arbeiten im Büro, Arbeiten am Computer

Welche ähnlichen Berufe gibt es?
Ähnliche Berufe sind unter anderem:

Verwaltungsassistent*in, Büroangestellte*r, Sachbearbeiter*in, Großhandelskaufmann*frau, Bürokaufmann*frau, Vorstandsassistent*in, Industriekaufmann*frau