Mitarbeiter_in in der Abteilung Service für Arbeitskräfte
- Home Office:Nicht möglich
- Einstiegsgehalt:€ 2.816,1 to € 4.125,5 brutto pro Monat
- Berufserfahrung:keine
- Startdatum:Ab sofort
- Befristung:12 Monate
Dein Profil
- Berufserfahrung im Assistenz-Bereich
- Diskretion & Loyalität
- Fähigkeit zu selbständiger und strukturierter Arbeitsweise
- Organisationstalent und Entscheidungsfähigkeit
- Belastbarkeit und Frustrationstoleranz sowie Flexibilität bei Belastungsspitzen
- Äußerst sorgfältige und präzise Arbeitsweise
- EDV-Anwender_innenkenntnisse (MS-Office-Paket)
- Identifikation mit dem Leitbild des AMS
- Gender- und Diversitybewusstsein
- Gute Deutschkenntnisse entsprechend der Tätigkeit (mündlich wie schriftlich)
- Absolvierung der AMS-internen Grundausbildung in Linz (ca. 4 Wochen) und Bereitschaft zur laufenden Weiterbildung
- Teamfähigkeit
Deine Aufgaben
- Termin- und Auftragsmanagement für die Abteilungsleitung
- Eigenverantwortliche Terminkoordination für die Abteilung
- Protokollführung
- Organisation von Tagungen und Teilnahme
- Mitwirkung (technische Unterstützung) bei der Organisation und Gestaltung von Online-Veranstaltungen
- Organisationsmanagement
- Erstellen von Präsentationen
- Bewirtung der Gäste bei Besprechungen inklusive Vorbereitung der dazugehörigen Besprechungsräume
- Bearbeitung des Mailaccounts der Abteilung
- Ressourcenplanung (Außendienstplan, Besprechungsräume, Büromaterialverwaltung)
- Planung und Organisation der Ablage
- Sonstige administrative und organisatorische Tätigkeiten
- Aufbereitung von Arbeitsunterlagen für das interne Wikipedia, Intranet
- Informationsweitergabe an die regionalen Geschäftsstellen
- Unterstützung der Kolleg_innen (z.B. bei Projektabwicklungen)
- Listenaufbereitung
- Telefonmanagement
Unser Angebot
- Eine solide Einschulung und Grundausbildung
- Ein kollegiales Arbeitsklima
- Ein flexibles Gleitzeitmodell
- Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld
- Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Sowie zahlreiche weitere Benefits (siehe Karriereseite)
Zusätzliche Informationen
Das Einstiegsgehalt beträgt in der KV-Gehaltsgruppe V bei Vollzeit je nach anrechenbarer Vordienstzeit zwischen € 2.816,10 (=Gehaltsstufe 1) und € 4.125,50 (=Gehaltstufe 8). Während der Grundausbildung bzw. Ausbildungsphase, längstens jedoch 1 Jahr, gebühren nur 90 % des der Einstufung entsprechenden Gehalts.
Das Ende der Bewerbungsfrist: 16.07.2025
Bewerbungen sind ausschließlich über unser Bewerbungsportal möglich. Zusendungen per Post oder E-Mail können nicht berücksichtigt werden.
Die Vielfalt unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist uns wichtig. Auch in diesem Sinne freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Entnehmen Sie bitte unserer Karriereseite die näheren Bedingungen zum Bewerbungsverfahren, die Bestandteil dieser Stellenausschreibung sind.
Auskünfte: Gabriele Fälbl, MSc Tel.: 050 904 300 200
Datum der Veröffentlichung: 02.07.2025
Über Assistenten*innen: Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Assistent*in?
Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.
Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.
Welche Skills benötigt man als Assistent*in?
Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis
Außerdem sollte ein Assistent*in gewisse Soft Skills mitbringen:
Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik
Welche Schulfächer sind für einen angehenden Assistent*in relevant?
In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten Assistent*in?
Welche ähnlichen Berufe gibt es?
Sachbearbeiter*in, Büroangestellte*r, Verwaltungsassistent*in, Großhandelskaufmann*frau, Bürokaufmann*frau, Vorstandsassistent*in, Industriekaufmann*frau