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Se­kre­ta­ri­a­t/As­sis­tenz

Vollzeit
  • Home Office:Keine Angabe
  • Einstiegsgehalt:€ 2.401,8 to € 2.424,2 brutto pro Monat
  • Berufserfahrung:keine
  • Startdatum:Ab sofort
  • Befristung:Ohne Befristung
Arbeitsmarktservice Österreich
Wien, Österreich1 week ago
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Das AMS – wir verbinden Mensch und Arbeit

Das Arbeitsmarktservice als größtes Personaldienstleistungsunternehmen Österreichs trägt zur gesellschaftlichen Stabilität bei. Wir arbeiten mit viel Engagement und Empathie daran, Arbeitsuchende und Unternehmen zusammenzubringen und sind Expert_innen für die Einhaltung und Ausgestaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen. Dabei sind wir innovativ, reagieren rasch auf dynamische Entwicklungen am Arbeitsmarkt und bauen Wissen & Kompetenzen für zukünftige Herausforderungen auf.

Aktuell ist zur Unterstützung folgende Stelle zu besetzen: in der Abteilung Arbeitsmarktförderung der Bundesgeschäftsstelle des AMS Österreich (Wien / Vollzeit 37,5h / KV IV / ehestmöglich)

Die Abteilung Arbeitsmarktförderung ist an der Schnittstelle von Arbeitsmarktpolitik und operativer Umsetzung tätig. Die Mitarbeiter_innen der Abteilung bereiten die inhaltlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen zu den Instrumenten der aktiven Arbeitsmarktpolitik vor und diskutieren diese mit den Entscheidungsträger_innen der Organisation. Des Weiteren unterstützen sie die Landesorganisationen und regionalen Organisationen des AMS in der Umsetzung ihrer Arbeit, die Chancen von Menschen und Unternehmen am Arbeitsmarkt zu verbessern.

Dein Profil

  • abgeschlossene Ausbildung (Lehre oder Matura) und Erfahrung im Bereich Backoffice
  • sehr gute EDV-Anwender_innen-Kenntnisse (Word, Excel, Power Point)
  • hohe Selbstorganisation, genaue und zuverlässige Arbeitsweise sowie Freude an der Tätigkeit
  • ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
  • Bereitschaft, stetig Neues zu lernen, v.a.im Umgang mit Kommunikationstools und weiteren digitalen Anwendungen

Deine Aufgaben

  • Positionierung des Sekretariats als Kommunikation- und Informationsdrehschreibe
  • Klassische Sekretariatsagenden wie zB Telefonat, Ablage, Kalenderorganisation, Vorbereitung von Unterlagen, Terminkoordination und weitere
  • Ansprechperson für und Unterstützung der gesamten Abteilung
  • Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Tagungen (inklusive Küche & Bewirtung)
  • Erstellen und Aufbereiten von Datenübersichten und Listen sowie Aktualisierung von Berichten und Präsentationen
  • Laufende Aktualisierung der Intranetseite der Abteilung sowie aller wichtigen schriftlichen Unterlagen und Dokumente der Abteilung Arbeitsmarktförderung

Unser Angebot

  • solide Einschulung und Grundausbildung
  • ein kollegiales Arbeitsklima & ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld
  • Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und zahlreiche weitere Benefits (siehe Karriereseite)

Zusätzliche Informationen

Das Mindestgehalt in der KV-Gehaltsgruppe IV beträgt bei Vollzeitbeschäftigung während der Ausbildungsphase € 2.401,80 danach € 2.424,20 brutto pro Monat, eine höhere Einstufung erfolgt je nach anrechenbarer Vordienstzeit.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, dass Sie unser Team mit Ihrer Erfahrung bereichern: Jetzt bewerben

Das Ende der Bewerbungsfrist ist der 28.03.2025

Die Vielfalt unter unseren Mitarbeiter_innen ist uns wichtig. Auch in diesem Sinne freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Entnehmen Sie bitte unserer Karriereseite die näheren Bedingungen zum Bewerbungsverfahren, die Bestandteil dieser Stellenausschreibung sind.

Auskünfte: DI Robert Hörmann unter robert.hoermann@ams.at

Datum der Veröffentlichung: 11.03.2025

Über As­sis­ten­ten*in­nen: Häufig gestellte Fragen

Was macht ein As­sis­ten­t*in?

Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.

Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.

Welche Skills benötigt man als As­sis­ten­t*in?

Um ihre Tätigkeit gut ausführen zu können, benötigen As­sis­ten­ten*in­nen grundsätzlich folgende Hard Skills:

Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis


Außerdem sollte ein As­sis­ten­t*in gewisse Soft Skills mitbringen:

Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik

Welche Schulfächer sind für einen angehenden As­sis­ten­t*in relevant?

Für die meisten As­sis­ten­ten*in­nen ist es hilfreich, an folgenden Schulfächern Interesse zu haben: Rechnungswesen, Wirtschaft, Deutsch, Englisch

In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten As­sis­ten­t*in?

As­sis­ten­ten*in­nen arbeiten in der Regel in folgenden Tätigkeitsfeldern:

Arbeiten im Büro, Arbeiten am Computer

Welche ähnlichen Berufe gibt es?

Ähnliche Berufe sind unter anderem:

Verwaltungsassistent*in, Sachbearbeiter*in, Büroangestellte*r, Großhandelskaufmann*frau, Vorstandsassistent*in, Bürokaufmann*frau, Industriekaufmann*frau

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