Ver­an­stal­tungs­ko­or­di­na­tor (w/m/d) – ad­mi­nis­tra­ti­ve­ un­d ope­ra­ti­ve­ Auf­ga­ben

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf | UKEHamburg, DE Vollzeitvor 3 Wochen

Das macht die Position aus

Für unser Eventcatering suchen wir einen engagierten und eigenständigen Assistenten (m/w/d) der Spaß und Freude daran hat, unsere Kunden beim Gelingen Ihrer Veranstaltungen kompetent zu unterstützen.

Wochenenddienste bei vollem Freizeitausgleich sind verbindlich

Sie ermöglichen gemeinsam im Team für unsere Kund:innen individuelle Events

Seit 15 Jahren ist das UKE Catering & Eventmanagement das erfolgreiche Aushängeschild der Klinik Gastronomie Eppendorf GmbH. Als zuverlässiger Caterer haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, unseren Gästen höchste Service- und Speisequalität zu einem ausgezeichneten Preis-Leistungs-Verhältnis anzubieten. Mit unserem Cateringkonzept bieten wir unseren Kund:innen einen erstklassigen Service und maßgeschneiderte Konzepte an: ob für Kaffeepausen oder Events mit mehreren tausend Personen. Unsere Gäste vertrauen auf unsere Professionalität, Qualität und langjährige Erfahrung.

Aufgaben im administrativen Bereich:

  • Akquisition und Durchführung von Veranstaltungen mit allen vor- und nachgelagerten Tätigkeiten wie Kundenberatung, Ablaufkoordination, Rechnungstellung und Dokumentation,
  • Rechnungstellungen
  • Mitarbeit und Zuarbeit zur Durchführung des Monatsabschlusses,
  • Dokumentation des gesamten Auftragsverlaufs mit Hilfe der „Bp Event“ - Software
  • Erstellen von Function-Sheets
  • Tagesablaufplanung für die Bereiche Lager / Logistik / Küche
  • Unterstützung des Eventmanagers und des operativen Abteilungsleiters bei Eventplanung und -koordination
  • Mitarbeit an der internen Einsatzplanung,
  • Auslastungskontrolle über Excel Dokumentation einschließlich Koordination externer Dienstleister, Buchung, Rechnungsfreigabe,
  • Buchung und Einweisung von Zeitarbeitskräften in den Bereichen Service, Küche und Logistik
  • Bedarfskalkulation, Warenbestellung, Wareneingangskontrolle,
  • Mitarbeiterbesprechungen organisieren und bei Bedarf durchführen,
  • Organisation schnittstellenübergreifender Veranstaltungen einschließlich abteilungsübergreifender Meetings

Zu den Aufgaben im operativen Bereich:

  • selbständige Veranstaltungsleitung,
  • Ansprechpartner für Kunden vor Ort,
  • Vorabbegehung der Räumlichkeiten, Planung und Aufbau von Caterings, ggf. Technikeinweisung,
  • Einweisung von Zeitarbeitskräften,
  • Kontrolle der HACCP Richtlinien,
  • Auslieferung, Abholung sowie Auf- und Abbau der Caterings sowie Hilfe beim Laden des Equipments und veranstaltungsbezogene Zusammenstellung benötigter Waren

Darauf freuen wir uns

  • Idealerweise verfügen Sie über entsprechend nachweisbare Berufserfahrung aus dem Gastronomiebereich.
  • Vorzugsweise bringen Sie Erfahrungen aus der Eventlogistik mit und können diese mit einer sehr guten Kommunikationsfähigkeit bei unseren Kunden einsetzen.
  • Die deutsche Sprache beherrschen Sie fehlerfrei in Wort und Schrift. Für Sie ist der umsichtige und bedachte Umgang mit den Ihnen anvertrauten Aufgaben selbstverständlich.
  • Sie sind im Besitz einer Fahrerlaubnis der Klasse C1 oder alternativ einer vor 1999 erworbenen Fahrerlaubnis der Klasse B mit entsprechender Fahrpraxis.
  • Die körperliche Eignung für den Einsatz in der Logistik bringen Sie mit.
  • Sie sind ein Mensch mit Persönlichkeit und Engagement, der ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis hat. Flexibilität, Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität sind für Sie selbstverständlich.
  • Wir setzen Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Teamfähigkeit voraus und erwarten von Ihnen ein stets gepflegtes Erscheinungsbild.
  • Wenn Sie sich im Anforderungsprofil erkennen, freuen wir uns über Ihre aussagefähige Bewerbung.

Das bieten wir

  • i.d.R ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • intensive und zuverlässige Einarbeitung
  • eigenverantwortliches Arbeiten mit klaren und zuverlässigen Strukturen
  • teamorientierten und fairen Umgang miteinander und somit ein gutes Betriebsklima
  • eine attraktive Vergütung, Leistungen nach dem Manteltarifvertrag NGG/DEHOGA sowie in Anlehnung an den TV NGG und weitere Leistungen wie z. B. ein bezuschusstes ProfiTicket des HVV und nach 2-jähriger Betriebszugehörigkeit Leistungen nach dem Betriebsrentengesetz
  • geleistete Überstunden werden in Freizeit ausgeglichen, ansonsten vergütet
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