Dein Aufgabengebiet

• Du unterstützt die Abteilungsleitung bei sämtlichen Agenden wie z.B. bei der Terminkoordination
• Du verfasst selbstständig Schriftstücke und erstellst Konzepte für die Abteilungsleitung
• Du organisierst und betreust Sitzungen und Meetings der Abteilungsleitung
• Du bearbeitest die eingehende Post der Abteilungsleitung, nimmst Verteilungen vor und bereitest sie für die Abteilungsleitung auf
• Du bist für das komplette Protokollmanagement zuständig (Vorbereitung, Protokollführung, Versand, Verteilung und Überwachung)
• Du erteilst Auskunft über Kompetenzen, Bearbeitungsstatus und Zuständigkeiten innerhalb und außerhalb der Abteilung Personal

Dein Profil

Sie verfügen über eine Reifeprüfung oder eine gleichwertige Ausbildung. Die vorhin genannte Voraussetzung kann durch eine fachlich einschlägige Lehrabschlussprüfung oder eine gleichwertige Ausbildung und durch eine mindestens sechsjährige fachlich einschlägige Tätigkeit in der Modellfunktion „Verwaltung/Administration Sachbearbeitung Allgemein“ oder gleichwertige fachlich einschlägige Berufserfahrungsjahre ersetzt werden.

• Du verfügst über eine mindestens 3-jährige Erfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise bei einer leitenden Funktion.
• Du besitzt die österreichische Staatsbürgerschaft oder einen Nachweis über den unbeschränkten Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt.
• Du hast eine positive Arbeitseinstellung und möchtest diese bei uns einbringen.
• Du behältst auch in Zeiten eines erhöhten Arbeitsanfalls den Überblick.
• Du bist loyal und arbeiten genau.
• Du hast sehr gute Umgangsformen. Freundlichkeit ist für Sie selbstverständlich.
• Du hast Freude in einem großen Team zu arbeiten, in welchem Sie u. a. als Kommunikations-Drehscheibe fungieren.

Zusätzlich gilt für Bewerber*innen, die noch nicht bei der Stadt Wien beschäftigt sind:

• Du verfügst über ausgezeichnete Deutschkenntnisse

Unser Angebot

Wir bieten dir ein spannendes Arbeitsumfeld in einem hoch motivierten Team von Expert*innen im Bereich der Personalarbeit.

Weiters bieten wir:

• Beschäftigung in Vollzeit (40 Wochenstunden), gleitende Arbeitszeit
• interdisziplinäre Zusammenarbeit, Mitgestaltungsmöglichkeiten und hohe Professionalität
• eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer zukunftssicheren Branche
• berufliche Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten, Weiterbildung
• betriebliche Gesundheitsförderung, Betriebsrestaurant, Betriebskindergarten

Für Mitarbeiter*innen, die bereits bei der Stadt Wien beschäftigt sind, ergibt sich die Entlohnung für die ausgeschriebene Stelle durch die Dienstposten- bzw. Funktionsbewertung und die entsprechende Einreihung im jeweiligen Gehaltssystem. Für neue Mitarbeiter*innen beträgt das Einstiegsgehalt lt. Wiener Bedienstetengesetz für diese Stelle brutto 2672 € monatlich.

Durch die Anrechnung von berufseinschlägigen bzw. gleichwertigen Tätigkeiten als Vordienstzeiten kann sich ein höheres Gehalt ergeben.

Wenn du die erforderlichen Voraussetzungen erfüllst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.