Assistent*in der Institutsleitung

Universität GrazGraz, AT Full Time1 week ago

Ihr Aufgabengebiet

  • Assistenz der Institutsleitung; Koordination administrativer Prozesse des Instituts sowie Unterstützung der Institutsleitung und Mitwirkung in der Institutsverwaltung
  • Eigenverantwortliche Koordination und Administration der Lehre: Koordination der Lehrveranstaltungs- und Prüfungstermine mit allen internen und externen Lehrbeauftragten, Koordination Studentischer MitarbeiterInnen sowie Berechnung der Prüfungsaufsichten
  • Administrative Unterstützung in der Lehre der/des jeweiligen Curricula-Kommissionsvorsitzenden bei der Lehrplanung; Korrespondenz mit dem NAWI-Studiendekanat und allen externen Lehrbeauftragten des Instituts
  • Budgetplanung und -Monitoring von Institutsgeldern; Angebotseinholung und Beschaffung von Arbeitsmaterialien und Geräten für das Institut mittels SAP
  • Selbständige Büroorganisation und Terminkoordination, Organisation der Sekretariats-EDV, unterschriftsreife Ausarbeitung der Institutskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache; Administrative Unterstützung der Institutsleitung, Personal- und Finanzübersicht innerhalb des Instituts
  • Organisation und Betreuung von Workshops, wissenschaftlichen Symposien, nationalen und internationalen Tagungen, Mitarbeit in der Organisation und Betreuung von Gastvortragenden

Ihr Profil

  • Abgeschlossene Berufsausbildung (HAK)
  • Abgeschlossene Hochschulausbildung (wünschenswert)
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute MS-Office Kenntnisse
  • Kenntnisse universitärer Organisationsstrukturen (wünschenswert)
  • Gute SAP-Kenntnisse
  • Organisationstalent mit der Fähigkeit zu systemisch-analytischem Denken
  • Hohe kommunikative und soziale Kompetenz, Durchsetzungsfähigkeit
  • Hohe Präsentationskompetenz und Service-Orientierung, gepflegtes und sicheres Auftreten
  • überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft und Eigeninitiative
  • Fähigkeit zur Teamarbeit, hohes Konfliktpotential
  • Belastbarkeit, Weiterbildungsbereitschaft
  • Managementkompetenzen und Motivationsvermögen

Unser Angebot

Einstufung

Gehaltsschema des Universitäten-KV: IIIa
Gehaltsschema des VBG (im Fall einer universitätsinternen Versetzung): v2/1

Mindestgehalt

Das kollektivvertragliche Mindestentgelt gemäß der angegebenen Einstufung beträgt € 2.147,30 brutto/Monat. Durch anrechenbare Vordienstzeiten und sonstige Bezugs- und Entlohnungsbestandteile kann sich dieses Mindestentgelt erhöhen.

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit. Es erwarten Sie flexible Arbeitszeiten sowie zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Nutzen Sie die Chance für den Einstieg in ein herausforderndes Arbeitsumfeld, geprägt von Teamgeist und Freude am Job.

Ende der Bewerbungsfrist: 23. Juni 2021
Kennzahl: AB/76/99 ex 2020/21

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

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