Sekretariat Admin. Assistenz

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf | UKEHamburg, DE Full Time1 week ago

Das erwartet Sie

Die Poliklinik für Parodontologie, Präventive Zahnmedizin und Zahnerhaltung ist als universitäre Einrichtung aktiv in Klinik, Forschung und Lehre. Das Spektrum unserer Behandlungen umfasst alle Bereiche der modernen zahnerhaltenden Zahnmedizin. Schwerpunkte der Behandlung sind die nicht-chirurgische und chirurgische Parodontologie, Endodontologie sowie die Kinderzahnmedizin und Präventive Zahnheilkunde.

  • Administrative Unterstützung des Chefarztes und des gesamten Teams
  • Telefon- und Terminkoordination des Kliniksekretariats und der Privatambulanz
  • Bearbeitung der elektronischen und analogen Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlage, Ablage, Archivverwaltung, Beschaffungsangelegenheiten, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
  • Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Gutachten, wiss. Artikel)
  • Administrative Vorbereitung von Personalmaßnahmen unter Anwendung des SAP HR-Portals, Personalorganisation und Dokumentation in SP-Expert
  • Vorbereitung von Sitzungen und Protokollführung
  • Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Dienstreisen
  • Drittmittelverwaltung und –überwachung, Rechnungsprüfung, Forderungsabrechnung

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen im medizinischen/zahnmedizinischen Bereich
  • Fundierte Kenntnisse zur Organisation und Erfüllung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Erfahrung im (zahn-)medizinischen / med. Sekretariat
  • Profunde EDV-Kenntnisse (MS Office: Powerpoint, Word, Excel, Outlook,Access), Literaturverwaltungsprogramme (z.B. Endnote) sowie Adobe Photoshop (Bildbearbeitung)
  • Datenmanagement in SPSS
  • Idealerweise SAP- und SP-Expert Erfahrungen
  • Erfahrung im Umgang mit Solutio/Charly
  • Fähigkeit zum selbstständigen, ergebnis- und serviceorientierten Arbeiten, Zuverlässigkeit, Diskretion, Einsatzbereitschaft, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Flexibilität

Das bieten wir

  • Ein innovatives und familienfreundliches Arbeitsumfeld mitten in Hamburg (Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung)
  • Die Teilnahme an umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungs-Programmen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen
  • Eine attraktive betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote
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