Se­kre­ta­ri­a­t Ad­min. – As­sis­ten­z (w/m/d)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf | UKEHamburg, DE Full Time1 week ago

Vollzeit: 38,5 Stunden| Teilzeit| Unbefristet| Arbeitsort: Hamburg Eppendorf| Zentrum für operative Medizin| Klinik für Gynäkologie

Wir im UKE glauben fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen aller Mitarbeitenden stehen sollte. Gemeinsam können wir dies möglich machen.

Das macht die Position aus

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund 14.100 Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patient:innen.

  • Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben des Klinikdirektors
  • Koordination des Sekretariats der Klinik
  • Aktive Mitwirkung am Email-Verkehr des Klinikdirektors in deutscher und englischer Sprache (in teilweiser Eigenverantwortung)
  • Arbeiten wie Literatur- und Internetrecherche, Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint, Datenpflege und –erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung
  • Überwachung und Koordination des Schriftverkehrs (Bearbeitung des Posteingangs, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage) und Erstellung von Schreibarbeiten nach Diktat in deutscher und englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Stellungnahmen, Gutachten, Vortragsmanuskripte und Veröffentlichungen)
  • Unterstützung des Klinikdirektors in der Organisation und Koordination von Forschungs- projekten
  • Archivverwaltung
  • Etatmäßige Drittmittelüberwachung
  • Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
  • Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Dienstreisen
  • Koordinierung von Beschaffungsangelegenheiten
  • Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
  • Vertretung der Kolleg:innen im Sekretariat

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsangestellten, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Exzellente EDV-Kenntnisse (MS Office)
  • Wünschenswert: Kenntnisse der medizinische Systeme (SAP / MyMedis / Soarian) sowie Kenntnisse der med. Nomenklatur
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationsgeschick, Flexibilität

Das bieten wir

  • Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
  • 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
  • Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
  • Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum HVV-ProfiTicket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
  • Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
  • Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms (UKE INside) aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
  • Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie)
  • Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
  • Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
  • Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.

Kontakt zum Recruiting: Erreichbarkeit unter der Tel-Nr.: (040) 7410-52599 oder per E-Mail: bewerbung@uke.de

Kontakt zum Fachbereich: Kirsten Weber, unter der Tel-Nr.: (040) 7410-52531 oder per E-Mail: frauenklinik@uke.de

Die Berücksichtigung der Bewerbung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden Vorgaben vollständig gegen das SARS-CoV-2-Virus, eine Immunisierung vorliegt (spätestens zum Beschäftigungsbeginn). Bitte entsprechende Nachweise den Bewerbungsunterlagen beilegen.

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