Sekretariat/ Assistenz (w/m/d)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf | UKEHamburg, DE Full Time2 weeks ago

Das erwartet Sie

Die Klinik- und Poliklinik für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde deckt das gesamte Fachgebiet in seiner vollen Breite sowohl klinisch als auch akademisch ab. Der moderne Klinik-, Forschungs- und Lehrbetrieb stellt den Klinikdirektor vor neue Herausforderungen. Gesucht wird hier ein/e tatkräftige/r Assistent/in, die/der den Klinikdirektor und Lehrstuhlinhaber in den vielfältigen Belangen des Tagesgeschäfts effizient und nach modernen Maßgaben unterstützt.

Diese Position kann auch mit Teilzeitkräften besetzt werden.

  • Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben des Klinikdirektors in administrativen und Personalangelegenheiten des Bereichs
  • Koordination des Sekretariats der Klinik
  • Aktive Mitwirkung am Email-Verkehr des Klinikdirektors in deutscher und englischer Sprache (in teilweiser Eigenverantwortung)
  • Arbeiten wie Literatur- und Internetrecherche, Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint, Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung
  • Überwachung und Koordination des Schriftverkehrs (Bearbeitung des Posteingangs, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage) und Erstellung von Schreibarbeiten nach Diktat in deutscher und englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Stellungnahmen, Gutachten, Vortragsmanuskripte und Veröffentlichungen)
  • Koordination von Lehrveranstaltungen der Klinik
  • Unterstützung des Klinikdirektors in der Organisation und Koordination von Forschungsprojekten
  • Archivverwaltung
  • Etatmäßige Drittmittelüberwachung
  • Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
  • Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Dienstreisen
  • Koordinierung von Beschaffungsangelegenheiten
  • Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen/Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige kaufmännische Ausbildungen
  • Exzellente EDV-Kenntnisse (MS Office, MS Access, SAP, KIS (z.B. Soarian)
  • Wünschenswert sind o Abrechnungskenntnisse in GOÄ und EBM, sowie DRG-Kenntnisse o Drittmittelverfahrenskenntnisse oKenntnisse in der medizinischen Terminologie o Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift o 10 Finger-Schreibsystem
  • Personalrechtskenntnisse
  • Kommunikationsgeschick, Freude an der Arbeit im Team, Koordinations- und Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit

Das bieten wir

  • Ein innovatives und familienfreundliches Arbeitsumfeld mitten in Hamburg (Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung)
  • Die Teilnahme an umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungsprogrammen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen
  • Eine attraktive betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote
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