Se­kre­ta­ri­a­t ­für ­den Be­reich ­Mun­d,-Kie­fer-un­d ­Ge­sichts­chir­ur­gie

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf | UKEHamburg, DE Full Time2 weeks ago

Vollzeit: 38,5 Stunden| Teilzeit| Unbefristet| Arbeitsort: Hamburg Eppendorf| Klinik- und Poliklinik für Mund,- Kiefer und Gesichtschirurgie

Wir im UKE glauben fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen aller Mitarbeitenden stehen sollte. Gemeinsam können wir dies möglich machen.

Das macht die Position aus

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund 14.100 Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patient:innen.

Die Klinik- und Poliklinik für Mund,- Kiefer- und Gesichtschirurgie deckt das gesamte Fachgebiet in seiner vollen Breite sowohl klinisch als auch akademisch ab. Der moderne Klinik-, Forschungs- und Lehrbetrieb stellt den stellv. Klinikdirektor vor viele Herausforderungen. Gesucht wird hier ein:e tatkräftige:r Sekretär:in, die:der die stellv. Klinikdirektion und Lehrstuhlinhaber in den vielfältigen Belangen des Tagesgeschäfts effizient und nach modernen Massgaben unterstützt. Es besteht eine enge Interaktion mit dem bestehenden Sekretariat des Klinikdirektors der Klinik. Sie erwartet eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem interprofessionellen Team.

Folgende Tätigkeitsfelder sind besonders hervorzuheben:

  • Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben des stellv. Klinikdirektors in administrativen und Personalangelegenheiten des Bereichs
  • Mitwirkung am Email-Verkehr des stellv. Klinikdirektors in deutscher und englischer Sprache
  • Weitere Elektronische Datenverarbeitung (EDV): Arbeiten wie Literatur- und Internetrecherche, Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint, Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung
  • Überwachung und Koordination des Schriftverkehrs (Bearbeitung des Posteingangs, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage) und Erstellung von Schreibarbeiten nach Diktat in deutscher und englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Stellungnahmen, Gutachten, Vortragsmanuskripte und Veröffentlichungen)
  • Koordination von Lehrveranstaltungen der Klinik, Sicherstellung des Lehrbetriebs, inkl. Beratung/ Betreuung der Studierenden in administrativen Angelegenheiten
  • Unterstützung des stellv. Klinikdirektors in der Organisation und Koordination von Forschungsprojekten

Weitere Aufgabenfelder:

  • Archivverwaltung
  • Unterstützung bei der Überwachung der Drittmitteletats
  • Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
  • Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Dienstreisen
  • Koordinierung von Beschaffungsangelegenheiten
  • Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung, Prüfung der Privatliquidation
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
  • Unterstützung bei der administrativen Betreuung ambulanter und stationärer Patient:innen
  • Vertretung des Sekretariats vom Klinikdirektor

Diese Position kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen/Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Fundierte Kenntnisse zur Führung eines Sekretariats
  • Erfahrungen im Bereich der Terminkoordination- und Planung sowie in der Reisebuchung- und Koordination
  • Fundierte EDV-Kenntnisse, sehr gute Textverarbeitungskenntnisse; wünschenswert sind Kenntnisse mit Krankhausinformationssystemen
  • Erforderlich sind Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Wünschenswert sind Kenntnisse in der medizinischen Terminologie
  • Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit, hohe Telefonpräsenz

Das bieten wir

  • Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
  • 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
  • Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
  • Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum HVV-ProfiTicket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
  • Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
  • Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms (UKE INside) aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
  • Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie)
  • Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
  • Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
  • Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.

Kontakt zum Recruiting: Erreichbarkeit unter der Tel-Nr.: (040) 7410-52599 oder per E-Mail: bewerbung@uke.de

Kontakt zum Fachbereich: Herr Prof. Dr. Dr. Gosau, Klinikdirektor, per E-Mail an: mkg@uke.de, Tel.: 040-7410 53259

Die Berücksichtigung der Bewerbung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden Vorgaben vollständig gegen das SARS-CoV-2-Virus, eine Immunisierung vorliegt (spätestens zum Beschäftigungsbeginn). Bitte entsprechende Nachweise den Bewerbungsunterlagen beilegen.

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