Se­kre­tär/ As­sis­ten­z (w/m/d) ­für ­For­t- un­d Wei­ter­bil­dun­g un­d Ver­an­stal­tungs­ma­nage­ment

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf | UKEHamburg, DE Full Time1 week ago

Arbeiten am Puls der Zeit. In einem komprimierten Kosmos, der sich ständig wandelt. Einem Umfeld, in dem Sie selbst viel bewirken können. Weil es Ihnen Freiräume lässt, neu zu denken und Dinge zu verändern.

Das erwartet Sie

  • Vollzeit: 38,5 Stunden/ Teilzeit
  • Unbefristet
  • Arbeitsort: Alstercity und Hamburg-Lokstedt (Kollaustraße)

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund 13.600 Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patient:innen.

Die UKE-Akademie für Bildung und Karriere (ABK) qualifiziert die berufserfahrenen Fachkräfte des UKE passgenau weiter, identifiziert und entwickelt die Führungskräfte des UKE und bildet Nachwuchsfachkräfte aus. Die Abteilung Fort- und Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement bietet für die Mitarbeitenden des UKE-Konzerns sowie für externe Interessierte Fort- und Weiterbildungen in verschiedenen Formaten und Methoden an.

Für die Standorte Alstercity und Kollaustraße suchen wir für die Bereiche Fort-, Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement ab sofort zwei Mitarbeiter:innen für Administration / Assistenz in Vollzeit und/oder Teilzeit.

Zu den Tätigkeiten dieser Position gehören u.a. folgende Aufgaben:

  • Sicherstellung des reibungslosen administrativen Ablaufes im Empfang des Standortes Alstercity sowie Koordination der anfallenden Aufgaben
  • Sicherstellung des Seminarbetriebs: Vor- und Nachbereitung der Seminarräume inklusive des Stellens von Tischen und Stühlen, Ausgabe von Medien und Materialien, Bereitstellung des Caterings
  • Organisation, Administration und Dokumentation der Qualifikationsangebote
  • Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden vor Ort
  • Sicherung der Erreichbarkeit zu den Geschäftszeiten und serviceorientierte Kommunikation mit Dozierenden, Teilnehmenden und Mitarbeitenden
  • Unterstützung der Abteilungsleitung
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Protokollführung
  • Beschaffungsangelegenheiten
  • Pflege von Datenbanken und Online-Medien, Erstellung von Auswertungen und Präsentationen, bei Bedarf Internetrecherche
  • Eigenständige Büroorganisation (z. B. Postbearbeitung, Wiedervorlagen, Ablage)
  • Vertretungen anderer Sekretariate

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Berufsausbildung
  • Idealerweise Berufserfahrung in der Organisation und Administration von innerbetrieblichen Fortbildungen
  • Flexibilität in der Arbeitszeit zur Sicherstellung der bedarfsorientierten Besetzung des Büros im Rahmen der Hamburger Hamburger Gleitzeitordnung
  • Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Belastbarkeit
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie der Pflege von Datenbanken, sicherer Umgang mit Seminartechnik
  • Eigeninitiative und Engagement, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit, Diskretion, Lösungsorientierung, Zuverlässigkeit

Das bieten wir

Volle Konzentration auf die Arbeit:

  • Einen krisensicheren und modernen Arbeitsplatz mit jährlich mindestens 30 Tagen Urlaub, eine Bezahlung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA und weiteren attraktiven Vergütungsbestandteilen.
  • Eine betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote und vieler weiterer Vergünstigungen.
  • Zudem bezuschussen wir das HVV-ProfiTicket & den Dr. Bike Fahrradservice.

Wir pushen die Karriere:

  • Profitieren Sie von unseren umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungs-Programmen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen.

Beruf und Familie & die eigene Gesundheit im Einklang:

  • Ein innovatives und familienfreundliches Arbeitsumfeld mitten in Hamburg (Kooperation zur Kinderbetreuung, Ferienbetreuung).
  • Flexible Gestaltungsmöglichkeiten der Arbeitszeit und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens werden hier unterstützt.
  • Bei uns besteht die Möglichkeit mit einem Sabbatical oder Sonderurlaub, fremde Kulturen zu bereisen oder einfach mal eine Pause einzulegen.
  • Auch Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Ein vielfältiges Angebot von Yoga, Akupunktur, Outdoortraining bis zum Segelkurs erwartet Sie!
  • Unser Mitarbeitendenprogramm bietet Ihnen die Möglichkeit, aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln.
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