Se­kre­tär (w/m/d) ­For­t- un­d Wei­ter­bil­dun­gen – ­El­tern­zeit­ver­tre­tung

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf | UKEHamburg, DE Full Time2 weeks ago

Arbeiten am Puls der Zeit. In einem komprimierten Kosmos, der sich ständig wandelt. Einem Umfeld, in dem Sie selbst viel bewirken können. Weil es Ihnen Freiräume lässt, neu zu denken und Dinge zu verändern.

Das erwartet Sie

  • Vollzeit: 38,5 Stunden/ Teilzeit
  • Befristet
  • Arbeitsort: Alster-City (Barmbek-Süd)

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund 13.600 Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patienten und Patientinnen.

Die UKE-Akademie für Bildung und Karriere (ABK) qualifiziert die berufserfahrenen Fachkräfte des UKE passgenau weiter, identifiziert und entwickelt die Führungskräfte des UKE und bildet Nachwuchsfachkräfte aus.

Für die Abteilung Führung und Karriere und die Abteilung Fort-, Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement suchen wir ab sofort eine Sekretariatskraft in Vollzeit.

Die Abteilungen bieten für die Mitarbeitenden des UKE-Konzerns sowie für externe Interessierte Fort- und Weiterbildungen in verschiedenen Formaten und Methoden an sowie Unterstützung bei Auswahlverfahren.

Zu den Tätigkeiten dieser Position gehören u.a. folgende Aufgaben:

  • Organisation, Administration und Dokumentation der Qualifikationsangebote der beiden Abteilungen sowie der Potenzialanalyse
  • Sicherstellung des Seminarbetriebs: Vor- und Nachbereitung der Seminarräume inklusive des Stellens von Tischen und Stühlen, Ausgabe von Medien und Materialien, Bereitstellung des Caterings
  • Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden vor Ort
  • Sicherung der Erreichbarkeit zu den Geschäftszeiten und serviceorientierte Kommunikation mit Dozierenden, Teilnehmenden und Mitarbeitenden
  • Pflege von Datenbanken und Online-Medien, Erstellung von Auswertungen und Präsentationen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
  • Mitwirkung an IT-Projekten für die Seminardatenbank
  • Eigenständige Büroorganisation (z. B. Postbearbeitung)
  • Unterstützung der Abteilungsleitungen Führung und Karriere sowie Fort- und Weiterbildung
  • Vertretungen anderer Sekretariate

Diese Position ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung auf 16 Monate befristet zu besetzen und kann auch in Teilzeit besetzt werden

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Berufsausbildung
  • Berufserfahrung in der Organisation und Administration von innerbetrieblichen Fortbildungen
  • Flexibilität in der Arbeitszeit zur Sicherstellung der bedarfsorientierten Besetzung des Büros im Rahmen der Hamburger Gleitzeitordnung
  • Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Belastbarkeit
  • Seht gute Kenntnisse in MS Office sowie der Pflege von Datenbanken, sicherer Umgang mit Seminartechnik
  • Eigeninitiative und Engagement, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit, Diskretion, Lösungsorientierung, Zuverlässigkeit

Das bieten wir

Volle Konzentration auf die Arbeit

  • Einen krisensicheren und modernen Arbeitsplatz mit jährlich mindestens 30 Tagen Urlaub, eine Bezahlung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA und weiteren attraktiven Vergütungsbestandteilen.
  • Eine betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote und vielen weiteren Vergünstigungen.
  • Zudem bezuschussen wir das HVV-ProfiTicket & den Dr. Bike Fahrradservice.

Wir pushen die Karriere:

  • Profitieren Sie von unserem umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungs-Programmen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen

Beruf und Familie & die eigene Gesundheit im Einklang:

  • Ein innovatives und familienfreundliches Arbeitsumfeld mitten in Hamburg (Kooperation zur Kinderbetreuung, Ferienbetreuung)
  • Flexible Gestaltungsmöglichkeiten der Arbeitszeit und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens werden hier unterstützt.
  • Bei uns besteht die Möglichkeit mit einem Sabbatical oder Sonderurlaub, fremde Kulturen zu bereisen oder einfach mal eine Pause einzulegen.
  • Auch Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Ein vielfältiges Angebot von Yoga, Akupunktur, Outdoortraining bis zum Segelkurs erwartet Sie!
  • Unser Mitarbeitendenprogramm bietet Ihnen die Möglichkeit, aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln.
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