Verwaltungsassistenz (m/w/d)

Lebenshilfen Soziale Dienste GmbHGraz, Österreich Teilzeit4 weeks ago

Die Lebenshilfe setzt aktiv auf die Stärkung und Nutzung von Lebensräumen. Gemeinsam mit Kund*innen, Mitarbeiter*innen und bestehenden Nachbarschaften und Gemeinden wollen wir bedeutungsvolle Orte des Miteinander schaffen. Dieser Aufgabe stellen wir uns in Graz-Umgebung seit Anfang des Jahres.

Zur Unterstützung des Teams suchen wir ab sofort eine Verwaltungsassistenz (m/w/d) für 20 Wochenstunden. Sie sind neugierig darauf, wie sich unsere Vision von Inklusion und Zusammenleben in Graz-Umgebung entfalten wird? Sie sind bereit dafür, dass viele Dinge noch flexibel gestaltet werden- unter anderem auch Ihr Arbeitsort? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Es gibt viel zu tun...

Ihre Aufgaben

  • Erste Ansprechperson für interne und externe Personen (Servicestelle)
  • Sekretariatsorganisation und allgemeine Büroarbeiten (Postwesen, Bestellungen, Empfangsfunktion, Terminkoordination, Telefonzentrale, Fuhrparkmanagement, …)
  • Vorbereitung der monatlichen Abrechnung
  • Kassaführung und -verbuchung Arbeiten mit Verrechnungsdatenbanken (Stammdatenwartung, Dateneingabe)
  • Schnittstelle zum Rechnungswesen (z.B. Eingangsrechnungen bearbeiten, Umlagen in der Kostenrechnung)
  • Schnittstelle zur Personalverwaltung (z.B. Krank- und Gesundmeldung der Mitarbeiter*innen)
  • Einfache Wartungsarbeiten bei der IT-Hardware und Ansprechperson bei einfachen EDV-Problemen
  • Verwalten und Abrechnen von Praktikant*innen, Freiwilligen, Volontären und Zivildienern
  • Mithilfe bei der elektronischen Dienstplanung und Stundenerfassung über die Software VIVENDI
  • Mithilfe bei der Erstellung und Organisation des Programmes für die Freizeitassistenz Mitarbeiter bei der Optimierung der Verwaltungsstrukturen (Lean-Management)

Ihr Profil

  • Bürokauffrau/Bürokaufmann oder vergleichbarer Abschluss
  • Mindestens ein Jahr einschlägige Berufserfahrung
  • Buchhaltungskenntnisse
  • Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse
  • Freude an der Arbeit im Team und ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit
  • Freude am selbständigen Arbeiten und Organisieren
  • Problemlösungskompetenz
  • Fähigkeit sich auf verändernde Handlungs- und Organisationsbedarfe gut und immer wieder neu einstellen zu können und die Motivation, Neues mitzugestalten.
  • Eigener PKW, bzw. Mobilität unbedingt erforderlich

Wir bieten

  • Anstellungsausmaß: 20 Wochenstunden
  • Einsatzort einstweilen in Graz, künftiger gemeinsamer Büroumzug nach Graz-Umgebung
  • Flexible Arbeitszeitgestaltung
  • attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • div. Sozialleistungen (Essenbeitrag, vergünstigte Einkaufmöglichkeiten, arbeitspsychologisches Angebot, Supervision, Coaching, Betriebsausflüge, Gesundheitsprogramm, Betriebstagesmutter, …)
  • Eine abwechslungsreiche Arbeit in einem bunten und engagierten Team
  • Teilhabe an sozialer Innovation
  • Bezahlung nach Kollektivvertrag der Sozialwirtschaft Österreich (SWÖ-KV), VG 6, Mindestgehalt bei Vollzeitanstellung € 2.278,30 brutto. Die tatsächliche Einstufung ist von den Vordienstzeiten abhängig.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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