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As­sis­ten­z ­der ­Ge­schäfts­füh­run­g / E­xe­cu­ti­ve­ As­sis­tan­t (m/w/d)

TeilzeitVollzeit
  • Home Office:Teilweise möglich
  • Einstiegsgehalt:Ab € 56.000 brutto pro Jahr
  • Berufserfahrung:2-5 Jahre
  • Startdatum:Ab sofort
  • Befristung:Ohne Befristung
Logo of ISG Personalmanagement GmbHISG Personalmanagement GmbH
Wien, Österreichvor 7 Tagen

112364-Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d) Teilzeit: 20 Stunden/Wien

APPLY Du behältst gern den Überblick und bringst Struktur in den Arbeitsalltag? Dann bist du bei Artaker IT richtig! Wir suchen Verstärkung für unsere Geschäftsführung – mit Fokus auf Organisation und Koordination rund um Meetings, Entscheidungsvorlagen und interne Projekte.

Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, FH, Universität) oder mehrjährige Berufspraxis im Assistenz-, Backoffice- oder Organisationsbereich
  • Freude an Projektarbeit und bereichsübergreifender Zusammenarbeit
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse – Erfahrung bzw. Offenheit im Umgang mit KI-Tools (z. B. Claude)
  • Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse (Wort und Schrift)
  • Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
  • Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie äußerst strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise

Aufgaben

  • Abwechslungsreiche Aufgaben: von der Meeting-Organisation über Entscheidungsvorlagen bis zur Koordination interner Projekte
  • Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und in weiterer Folge der Business Unit Manager
  • Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Berichten und Präsentationen sowie Entscheidungsvorlagen
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops der Geschäftsführung
  • Koordination und Einholung relevanter Informationen aus den Fachbereichen sowie deren Aufbereitung zu Statusberichten und Projektständen für die Geschäftsführung
  • Betreuung der Projekt- und Aufgabenübersichten sowie Unterstützung bei der Steuerung interner Projekte
  • Pflege von Dokumentationen, Ablagen und administrativen Abläufen
  • Bei Bedarf eigenverantwortliche Umsetzung kleinerer Projekte

Unser Angebot

Deine Vorteile bei Artaker:
  • Modernes Büro (1040 Wien, direkt an der U4) + Home-Office
  • Gehalt ab € 56.000 brutto/Jahr (Vollzeitbasis, Anpassung je nach Qualifikation)
  • Wiener Linien Jahreskarte
  • Essensgutscheine
  • Notebook & Smartphone
  • Gemeinsam mehr erleben – bei Events, Teamabenden und Feiern
  • Planbare Teilzeit: 20 Stunden/4 Tage (Tage sind verhandelbar)
  • Fachliches Sparring – direkt mit der Geschäftsführung und den Teamleads

Zusätzliche Informationen

Was dich erwartet

  • Nähe zum Management: du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung und in weiterer Folge mit den Business Unit Managern zusammen
  • Verantwortung & Gestaltung: du übernimmst eigene Aufgabenpakete und entwickelst dich laufend weiter
  • Bereichsübergreifender Einblick: enge Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen

Warum Artaker? Weil wir IT menschlich machen. Bei uns arbeiten 35 Kolleg*innen, die einander helfen, fordern und fördern. Wir glauben an Eigenverantwortung ohne Bürokratie – und daran, dass Arbeit auch Freude machen darf.

Klingt nach deiner nächsten Herausforderung? Wir freuen uns auf deine Bewerbung unter der Kennnummer 112.364 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.

ISG Personalmanagement GmbH
A-1030 Wien, Dannebergplatz 19
Horst Neumayer, T: +43 1 512 35 05
@: bewerbung@isg.com

Über As­sis­ten­ten*in­nen: Häufig gestellte Fragen

Was macht ein As­sis­ten­t*in?

Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.

Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.

Welche Skills benötigt man als As­sis­ten­t*in?
Um ihre Tätigkeit gut ausführen zu können, benötigen As­sis­ten­ten*in­nen grundsätzlich folgende Hard Skills:

Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis


Außerdem sollte ein As­sis­ten­t*in gewisse Soft Skills mitbringen:

Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik

Welche Schulfächer sind für einen angehenden As­sis­ten­t*in relevant?
Für die meisten As­sis­ten­ten*in­nen ist es hilfreich, an folgenden Schulfächern Interesse zu haben: Rechnungswesen, Wirtschaft, Deutsch, Englisch
In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten As­sis­ten­t*in?
As­sis­ten­ten*in­nen arbeiten in der Regel in folgenden Tätigkeitsfeldern:

Arbeiten im Büro, Arbeiten am Computer

Welche ähnlichen Berufe gibt es?
Ähnliche Berufe sind unter anderem:

Verwaltungsassistent*in, Büroangestellte*r, Sachbearbeiter*in, Großhandelskaufmann*frau, Bürokaufmann*frau, Vorstandsassistent*in, Industriekaufmann*frau