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As­sis­ten­z ­der In­sti­tuts­lei­tun­g (w/m/d)

Vollzeit
  • Home Office:Teilweise möglich
  • Einstiegsgehalt:Ab € 3.724,1 brutto pro Monat
  • Berufserfahrung:2-5 Jahre
  • Startdatum:Ab sofort
  • Befristung:Ohne Befristung
Logo of ISG Personalmanagement GmbHISG Personalmanagement GmbH
Wien, Österreichvor 2 Tagen

Das IHS – Institut für Höhere Studien in Wien ist ein führendes außeruniversitäres Forschungsinstitut, das empirisch fundiertes Wissen zu wichtigen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit schafft. Es betreibt exzellente angewandte Grundlagenforschung und unparteiische wissenschaftliche Politikberatung und verbindet dabei wirtschafts- und sozialwissenschaftliche Perspektiven. Das IHS sucht zur Verstärkung des Teams Strategic Management Support eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit.

Auf dieser zentralen Stabsstelle stellen Sie in enger Zusammenarbeit mit den Administrations- und Forschungseinheiten den reibungslosen, professionellen Ablauf der laufenden Geschäfte sicher. In einem dynamischen und terminlich dichten Umfeld agieren Sie als verlässliche Konstante, koordinieren die Prioritäten der Institutsleitung und entlasten diese im operativen Tagesgeschäft.

Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische oder akademische Ausbildung und mindestens 3 Jahre fundierte Berufserfahrung im anspruchsvollen Office- oder Projektmanagement
  • Ausgezeichnetes Priorisierungs- und Zeitmanagement sowie die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen strukturiert und lösungsorientiert zu agieren
  • Hohes Maß an Selbstorganisation, absolute Diskretion und ausgeprägte Teamorientierung
  • Sehr gutes Deutsch und Englisch sowie versierter Umgang mit MS-Office (inklusive Teams)

Aufgaben

  • Strategisches Terminmanagement: Eigenverantwortliche Koordination, Priorisierung und Optimierung des komplexen Terminkalenders der Institutsleitung
  • Informations- und Dokumentenmanagement: Strukturierte Aufbereitung inhaltlicher Briefings, Dossiers und Tagesmappen zur Vor- und Nachbereitung von Leitungsterminen
  • Stakeholder-Management: Souveräne Betreuung des Front-Offices und kompetente Kommunikationsschnittstelle für hochrangige Personen aus Wissenschaft, Politik und Wirtschaft
  • Prozessgestaltung: Proaktive Weiterentwicklung, Strukturierung und Organisation der administrativen Unterstützungsstrukturen im Office der Institutsleitung

Unser Angebot

Was wir Ihnen bieten
  • Eine verantwortungsvolle Rolle an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Praxis
  • Die Möglichkeit, Prozesse im Office der Leitung aktiv und eigenverantwortlich weiterzuentwickeln
  • Förderung Ihrer persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung durch maßgeschneiderte Weiterbildungspfade, abgestimmt auf Ihre Stärken und Interessen
  • Ein kollegiales, diverses Team, das hohe Leistungsstandards mit einem wertschätzenden Miteinander verbindet
  • Moderne Arbeitsbedingungen eines zertifizierten familienfreundlichen Arbeitgebers mit 35-Stunden-Woche als Vollzeitbasis, flexiblen Arbeitszeitmodellen und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
  • Mehr Erholung durch bezahlte Tage während institutsinterner Betriebsruhe, zusätzlich zum regulären Urlaub
  • Das Mindestgehalt für die ausgeschriebene Position beträgt bei 35h/Woche € 3.724,10 brutto pro Monat (14x jährlich), mit der Möglichkeit einer Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung

Zusätzliche Informationen

Die Stelle ist zum ehestmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

IHS ist ein Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit und Vielfalt einsetzt, und ermutigt qualifizierte Frauen sowie unterrepräsentierte Personen, sich zu bewerben.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung (mit Lebenslauf, Motivationsschreiben, Dienstzeugnissen, Aus- und Weiterbildungsnachweisen) bis 30.06.2026 unter der Kennnummer 110.970 bevorzugt über unser Karriereportal oder per eMail.

ISG Personalmanagement GmbH
A-1030 Wien, Dannebergplatz 19
Horst Neumayer, T: +43 1 512 35 05
@: bewerbung@isg.com

Über As­sis­ten­ten*in­nen: Häufig gestellte Fragen

Was macht ein As­sis­ten­t*in?

Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.

Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.

Welche Skills benötigt man als As­sis­ten­t*in?
Um ihre Tätigkeit gut ausführen zu können, benötigen As­sis­ten­ten*in­nen grundsätzlich folgende Hard Skills:

Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis


Außerdem sollte ein As­sis­ten­t*in gewisse Soft Skills mitbringen:

Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik

Welche Schulfächer sind für einen angehenden As­sis­ten­t*in relevant?
Für die meisten As­sis­ten­ten*in­nen ist es hilfreich, an folgenden Schulfächern Interesse zu haben: Rechnungswesen, Wirtschaft, Deutsch, Englisch
In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten As­sis­ten­t*in?
As­sis­ten­ten*in­nen arbeiten in der Regel in folgenden Tätigkeitsfeldern:

Arbeiten im Büro, Arbeiten am Computer

Welche ähnlichen Berufe gibt es?
Ähnliche Berufe sind unter anderem:

Verwaltungsassistent*in, Büroangestellte*r, Sachbearbeiter*in, Großhandelskaufmann*frau, Bürokaufmann*frau, Vorstandsassistent*in, Industriekaufmann*frau