Assistenz der Landesgeschäftsführung
- Home Office:Teilweise möglich
- Einstiegsgehalt:Keine Angabe
- Berufserfahrung:2-5 Jahre
- Startdatum:Ab sofort
- Befristung:Ohne Befristung
Profil
- Idealerweise Erfahrung im Assistenz-Bereich
- Fundierte EDV-Anwender_innenkenntnisse in Word, Powerpoint und Excel notwendig
- Arbeiten mit Web-Anwendungen (MS-Teams-Apps, Intranet, Extranet, SRM-Bestellwesen, SAP, etc.)
- Affinität zu neuen Medien und Social Media
- Fähigkeit zu selbständiger und strukturierter Arbeitsweise
- Hohes Maß an Team- und Kund_innen- sowie Serviceorientierung im Denken & Handeln
- Fähigkeit und Wille zu äußerster Diskretion & Loyalität
- Organisationstalent und Entscheidungsfähigkeit
- Identifikation mit dem Leitbild des AMS
- Anerkennung von Regeln und Strukturen
- Positive Grundhaltung und Freude an der Arbeit
- Kompetenz im Gender- und Diversity-Management
- Offenheit für Neues und Bereitschaft zur eigenen Weiterbildung
- Fähigkeit zum proaktivem Arbeiten
- Hohe Belastbarkeit und Frustrationstoleranz sowie Flexibilität bei Belastungsspitzen
- Gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit (mündlich wie schriftlich)
Aufgaben
- Termin- und Auftragsmanagement für die Landesgeschäftsführung
- Organisation von Veranstaltungen der Geschäftsführung (Mitarbeiter_innen-Fest, Kund_innen-Meetings, externe Veranstaltungen) inkl. Vor- und Nachbereitung und After-Sales inkl. Dokumentation in der AMS-EDV
- Koordination mit den Fachabteilungen bei Anfragen von übergeordneten Stellen
- E-Mail-Bearbeitung der Landesgeschäftsführung
- Erstellen von Präsentationen und Protokollführung
- Unterstützung der Landesgeschäftsführung in der Organisation von Online-Tagungen/Videokonferenzen und Bereitstellung der dafür notwendigen technischen Voraussetzungen
- Unterstützung in der Vorbereitung zur Landesgeschäftsführer_innen-Tagung
- Datenpflege der Netzwerkpartner_innen
- Mitarbeit im Content-Team, Servicierung Intranet/Extranet-Web-Anwendungen
- Sitzungssaalmanagement und Terminkoordination
- Ressourcenplanung (Dienstwagen, Räume)
- Planung und Organisation der Dokumentenverwaltung sowie sonstige administrative und organisatorische Tätigkeiten
- Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
- Organisation von Tagungen und Fachtagungen unter vorheriger Absprache mit organisierenden Führungskräften
- Bewirtschaftung bzw. Anweisung des Hausmeisters bezüglich der Teeküche
- Bewirtung der Gäste der Landesgeschäftsführung sowie Landesgeschäftsstelle inklusive Vorbereitung der dazugehörigen Besprechungsräume
- Koordination der Revisionstätigkeiten der Bundesgeschäftsstelle auf Landesebene
- SRM-Bestellwesen, SAP-Genehmigungen
- In Vertretung: Betreuung der Mitglieder des Landesdirektoriums und Protokollführung bei den Sitzungen
Unser Angebot
- Sinnstiftende Tätigkeit
- Fundierte Einschulung
- Strukturiertes Onboarding
- Breites Weiterbildungs- und Karrieremodell
- Kollegiales Umfeld mit starkem Wir-Gefühl
- Flexible Arbeitszeiten & Home-Office-Möglichkeiten
- Gelebte Gleichstellung und Diversität
- Sozial- und Gesundheitsbenefits
Zusätzliche Informationen
Das macht uns besonders: Wir vom AMS verbinden Mensch und Arbeit auf vielfältige Weise: Wir suchen Mitarbeiter_innen, die ihren Antrieb darin sehen, Menschen und Unternehmen neue Perspektiven am Arbeitsmarkt zu geben und damit unsere Gesellschaft – aber auch sich ganz persönlich weiterzuentwickeln.Fachlich, menschlich und am Puls der Zeit.
Bereit für diese Herausforderung? Dann senden Sie uns Ihre Bewerbung – wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Wir setzen uns für Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion ein und heißen Bewerbungen aller qualifizierten Menschen unabhängig von persönlichen Merkmalen ausdrücklich willkommen.
Über Assistenten*innen: Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Assistent*in?
Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.
Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.
Welche Skills benötigt man als Assistent*in?
Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis
Außerdem sollte ein Assistent*in gewisse Soft Skills mitbringen:
Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik
Welche Schulfächer sind für einen angehenden Assistent*in relevant?
In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten Assistent*in?
Welche ähnlichen Berufe gibt es?
Verwaltungsassistent*in, Büroangestellte*r, Sachbearbeiter*in, Großhandelskaufmann*frau, Bürokaufmann*frau, Vorstandsassistent*in, Industriekaufmann*frau