Direktionsassistent:in/Office Manager:in (w/m/d)
- Home Office:Teilweise möglich
- Einstiegsgehalt:Ab € 3.068,92 brutto pro Monat
- Berufserfahrung:2-5 Jahre
- Startdatum:Ab sofort
- Befristung:Ohne Befristung
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HLW oder Vergleichbares)
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf gehobenem Niveau
- Stark ausgeprägtes Organisationstalent mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
- Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft
- Professionelles, gepflegtes und souveränes Auftreten
- Kommunikationsstärke, Teamorientierung und Empathie
- Ausgezeichnete Deutsch‑ und solide Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS Office und sehr gute IT‑Anwenderkenntnisse
- Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit
Aufgaben
- Administrative Unterstützung der Direktion im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Vorrausschauendes Terminmanagement und souveräne Bearbeitung der gesamten Kommunikation
- Themen- und Zeitmanagement samt Priorisierung der Aufgaben auf Mitarbeiter- und Direktionsebene
- Abteilungsübergreifende Kommunikations- und Informationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Institutionen, Behörden und Stakeholdern auf höchster Ebene
- Planung und Protokollierung von Meetings, Sitzungen und Ausschüssen, einschließlich der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen sowie Sitzungsunterlagen
- Reise-, Veranstaltungs- und Eventplanung einschließlich aktiver Vor-Ort-Präsenz, wenn nötig
- Koordinierungsstelle für den Austausch zwischen Mitarbeitern und Direktion
- Allgemeines Office- und Büromanagement
- Eingebunden bist Du in ein kleines Team, was eine gegenseitige Vertretung ermöglicht
Unser Angebot
- Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum
- Ein motiviertes Team, das Wert auf Zusammenarbeit, Qualität und ein professionelles, wertschätzendes Miteinander legt
- Ein gutes, harmonisches Arbeitsklima
- Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche
- Zeitausgleich oder Vergütung von Überstunden
- Tee, Kaffee und Obst zur freien Verfügung, Essenszuschuss sowie Familien- und Kinderzulage
- Ein modernes Arbeitsumfeld mit ergonomischen Arbeitsplätzen
- Digitale Kommunikations- und Organistionstools
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einer gut etablierten Organisation, die auf Kontinuität und Verantwortung setzt
Zusätzliche Informationen
Beschäftigungsdetails: Ab sofort | Vollzeit | 1090 Wien
Gehalt: Das monatliche Bruttogehalt bei Vollzeitbeschäftigung (40h/Woche) liegt je nach Ausbildung und Erfahrung bei mindestens 3.068,92 EUR; abhängig von Erfahrung und Qualifikation ist eine Überzahlung möglich.
Bewerbung: Klingt nach deinem Job? Dann schick uns deine Unterlagen - Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse unter der Kennnummer 110.299 bevorzugt über das ISG-Karriereportal oder per eMail.
Kontakt: ISG Personalmanagement GmbH, A-1030 Wien, Dannebergplatz 19. Horst Neumayer, T: +43 1 512 35 05, E-Mail: bewerbung@isg.com
Über Bürokaufmänner*frauen: Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Bürokaufmann*frau?
Du suchst nach einem Job, der den Umgang mit Zahlen und Menschen verbindet? Obwohl du gerne in Excel-Tabellen unterwegs bist, möchtest du Kontakt mit Anderen? Wie wäre es dann mit einem spannendem Beruf im Office? Also Bürokaufmann kümmerst du dich um Termine, administrative Aufgaben und den allgemeinen Ablauf im Büro. Du formulierst Schreiben an Kunden und setzt Verträge mit Verkäufern oder Partnern auf. Zusätzlich sorgst du dafür, dass jeder Mitarbeiter pünktlich sein Gehalt auf dem Konto hat und, dass die Firma nicht mehr Geld ausgibt als sie einnimmt. Dafür sammelst du Daten und wertest diese in Statistiken aus. Da der Beruf so vielseitig ist, wie die Menschen, die in einem Büro arbeiten, sind das nicht deine einzigen Aufgaben. Du bearbeitest Personalakten und nimmst Bewerbungen entgegen. Bei Letzteren übernimmst du häufig die Vorselektion und unterstützt den Personalchef in seiner Entscheidung. In diesem Beruf bist du Berater, Organisator, Koordinator und Macher in einem.
Worunter sind Bürokaufmänner*frauen noch bekannt?
Welche Skills benötigt man als Bürokaufmann*frau?
Wirtschaftliches Verständnis
EDV-Anwendungskenntnisse
Umgang mit Zahlen
Fachkenntnisse der Buchhaltung
Fundierte Englischkenntnisse
Fachkenntnisse über die Branche der jeweiligen Firma
Finanzkalkulation
Fremdsprachenkenntnisse
Kenntnisse in Betriebswirtschaft
Rechnungswesen
Außerdem sollte ein Bürokaufmann*frau gewisse Soft Skills mitbringen:
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Verantwortungsbewusstsein
Genauigkeit
Analytische Arbeitsweise
Teamfähigkeit
Freundlichkeit
Multitasking
Offenheit
Organisationsfähigkeit