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HR & Of­fice­ As­sis­ten­z (m/w/d)

Vollzeit
  • Home Office:Keine Angabe
  • Einstiegsgehalt:Keine Angabe
  • Berufserfahrung:2-5 Jahre
  • Startdatum:Ab sofort
  • Befristung:Ohne Befristung
Logo of ISG Personalmanagement GmbH DEISG Personalmanagement GmbH DE
Offenbach am Main, Deutschlandvor 2 Tagen

Für ein international tätiges Unternehmen im Gesundheitsbereich suchen wir ab sofort eine engagierte und zuverlässige Assistenz (m/w/d) mit HR-Aufgaben, die unser Team im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft unterstützt. In dieser vielseitigen Position verbinden Sie HR-Aufgaben, Office Management sowie organisatorischen Aufgaben rund um unsere Standorte. Sie sind eine wichtige Schnittstelle für MitarbeiterInnen, Führungskräfte, DienstleisterInnen und externe AnsprechpartnerInnen.

Profil

Das bringen Sie mit:
  • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung in zumindest einem der Bereiche HR, Personaladministration, Assistenz oder Office Management
  • Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Einen sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere sehr gute Excel-Kenntnisse
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen
  • Eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Kommunikationsstärke sowie Freude am Umgang mit Menschen
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Personalinformationen
  • Freundliches, aber bestimmtes Auftreten sowie Durchsetzungsvermögen und Verhandlungsgeschick
  • Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität: Sie denken mit, übernehmen Verantwortung und suchen nach Lösungen statt nach Problemen.

Aufgaben

  • Sie unterstützen bei sämtlichen operativen HR- und Personalthemen und sorgen für eine professionelle Personaladministration.
  • Sie begleiten Ein- und Austritte und unterstützen bei der Organisation eines gelungenen Onboardings neuer MitarbeiterInnen.
  • Sie unterstützen bei der Zeiterfassung und kontrollieren Stundenaufzeichnungen auf Vollständigkeit und Plausibilität.
  • Sie koordinieren und organisieren Vorstellungsgespräche und sorgen für einen professionellen Ablauf im Recruiting-Prozess.
  • Sie erstellen, aktualisieren und verwalten personalrelevante Unterlagen und Dokumente.
  • Als verlässliche Schnittstelle unterstützen Sie MitarbeiterInnen und Führungskräfte bei organisatorischen HR-Fragestellungen.
  • Sie übernehmen ein professionelles Terminmanagement und behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
  • Sie erstellen und pflegen Excel-Auswertungen, Übersichten und administrative Reports.
  • Sie organisieren Bestellungen von Büro-, Verbrauchs- und Arbeitsmaterialien und stellen deren rechtzeitige Verfügbarkeit sicher.
  • Sie holen Angebote ein, vergleichen Konditionen und übernehmen Preis- und Konditionsverhandlungen mit externen Dienstleister und Lieferanten.
  • Bei Reklamationen, Lieferproblemen oder Rücksendungen übernehmen Sie die eigenständige Koordination und Lösungsfindung.
  • Sie kümmern sich um die laufende Aktualisierung von Unterlagen und unterstützen bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
  • Kurz gesagt: Sie sehen, was zu tun ist, packen an und finden Lösungen.

Unser Angebot

Freuen Sie sich auf eine Position, in der Sie wirklich mitgestalten und Verantwortung übernehmen können. Sie werden Teil eines wertschätzenden Umfelds und leisten mit Ihrer täglichen Arbeit einen wichtigen Beitrag zu einem Unternehmen im Gesundheitsbereich.
  • Eine sinnstiftende Tätigkeit im Gesundheitsbereich
  • Eine vielseitige Position an der Schnittstelle zwischen Menschen, Organisation und Administration
  • Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
  • Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
  • Kurze Kommunikationswege und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
  • Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
  • Eine attraktive Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung

Zusätzliche Informationen

Standort: Offenbach am Main / Vollzeit.

Wenn Sie an dieser herausfordernden Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 111.883 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.

ISG Personalmanagement GmbH
D-80331 München, Herzogspitalstraße 24
Horst Neumayer, M: +49 89 200075507
@: bewerbung@isg.com

Über As­sis­ten­ten*in­nen: Häufig gestellte Fragen

Was macht ein As­sis­ten­t*in?

Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.

Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.

Welche Skills benötigt man als As­sis­ten­t*in?
Um ihre Tätigkeit gut ausführen zu können, benötigen As­sis­ten­ten*in­nen grundsätzlich folgende Hard Skills:

Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis


Außerdem sollte ein As­sis­ten­t*in gewisse Soft Skills mitbringen:

Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik

Welche Schulfächer sind für einen angehenden As­sis­ten­t*in relevant?
Für die meisten As­sis­ten­ten*in­nen ist es hilfreich, an folgenden Schulfächern Interesse zu haben: Rechnungswesen, Wirtschaft, Deutsch, Englisch
In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten As­sis­ten­t*in?
As­sis­ten­ten*in­nen arbeiten in der Regel in folgenden Tätigkeitsfeldern:

Arbeiten im Büro, Arbeiten am Computer

Welche ähnlichen Berufe gibt es?
Ähnliche Berufe sind unter anderem:

Verwaltungsassistent*in, Büroangestellte*r, Sachbearbeiter*in, Großhandelskaufmann*frau, Bürokaufmann*frau, Vorstandsassistent*in, Industriekaufmann*frau