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Ma­nage­men­t ­Co­or­di­na­ti­on

Vollzeit
  • Home Office:Teilweise möglich
  • Einstiegsgehalt:Ab € 50.218 brutto pro Jahr
  • Berufserfahrung:2-5 Jahre
  • Startdatum:Ab sofort
  • Befristung:Ohne Befristung
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Wien, Österreichvor etwa 2 Stunden

Als Management Coordinator unterstützt du bei der Organisation und Koordination zentraler Management- und Führungsagenden. Du koordinierst Termine, bereitest Entscheidungsgrundlagen auf, sorgst für Transparenz über laufende Themen und stellst sicher, dass Vereinbarungen verbindlich nachverfolgt werden. Dabei arbeitest du eng mit Führungskräften, Supporteinheiten und unterschiedlichen Unternehmensbereichen zusammen.

Profil

  • Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt Prioritäten und arbeitest selbstständig und strukturiert.
  • Ausgeprägte Koordinationsstärke: Du verstehst es, unterschiedliche Interessen zusammenzuführen und Themen zuverlässig voranzutreiben.
  • Kommunikationsgeschick: Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – auf allen Hierarchieebenen.
  • Analytisches Denken: Du kannst komplexe Informationen strukturieren, Wesentliches herausarbeiten und adressatengerecht aufbereiten.
  • Diskretion & Verlässlichkeit: Der vertrauliche Umgang mit sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich.
  • Erfahrung im Management-Support: Du bringst idealerweise mehrere Jahre Erfahrung in einer Management-, Assistenz- oder Koordinationsfunktion mit und bewegst dich sicher in komplexen Organisationsstrukturen.
  • Digitale Kompetenz: Du bist versiert im Umgang mit MS Office, Outlook, Teams und idealerweise auch mit Jira und Confluence.

Aufgaben

  • Drehscheibe für Managementumfeld: Du organisierst und koordinierst den Kalender der Geschäftsführung, bereitest Termine und Besprechungen vor und sorgst für eine professionelle Nachbereitung.
  • Komplexes einfach machen: Du holst Informationen aus unterschiedlichen Bereichen ein, strukturierst diese und bereitest Entscheidungsunterlagen, Briefings und Präsentationen verständlich auf.
  • Führung organisieren: Du koordinierst Führungs- und Steuerungsformate, unterstützt bei der Agenda-Erstellung und stellst sicher, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig vorliegen.
  • Verbindlichkeit schaffen: Du behältst Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine im Blick, verfolgst Vereinbarungen nach und sorgst für Transparenz über den Umsetzungsstand.
  • Zusammenarbeit fördern: Du koordinierst bereichsübergreifende Abstimmungen und unterstützt die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Teams, Standorten und Stakeholdern.
  • Vorhaben voranbringen: Du unterstützt bei ausgewählten Projekten und bereichsübergreifenden Initiativen, koordinierst Arbeitspakete und bereitest Fortschritte sowie Entscheidungsgrundlagen auf.

Unser Angebot

  • Gehalt, eines der wichtigsten Sachen: Wir garantieren ein wettbewerbsfähiges und leistungsgerechtes Gehalt in Abhängigkeit von deiner fachlichen und persönlichen Qualifikation. Das Mindestentgelt für diese Vollzeitposition (40 h) beträgt nach dem geltenden Kollektivvertrag 50.218 Euro brutto pro Jahr bei vollständiger Erfüllung des Funktionsprofils. Diese Angabe ist reine Formalität – über dein tatsächliches Gehalt sprechen wir gerne mit dir persönlich!
  • Spannende Einblicke: Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und erhältst einen umfassenden Einblick in strategische und operative Entscheidungen.
  • Verantwortung mit Gestaltungsspielraum: Du übernimmst eine zentrale Rolle in der Koordination und Weiterentwicklung unserer Führungs- und Zusammenarbeitsformate.
  • Benefits, die zählen: Essenszuschüsse, Weiterbildung, Rabatte und ein Arbeitsumfeld, in dem Vielfalt und Teamgeist großgeschrieben werden.
  • Top-Arbeitsplatz: Moderne Infrastruktur am Erste Campus in Wien und flexible Arbeitsmöglichkeiten, die zu deinem Leben passen.

Über As­sis­ten­ten*in­nen: Häufig gestellte Fragen

Was macht ein As­sis­ten­t*in?

Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.

Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.

Welche Skills benötigt man als As­sis­ten­t*in?
Um ihre Tätigkeit gut ausführen zu können, benötigen As­sis­ten­ten*in­nen grundsätzlich folgende Hard Skills:

Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis


Außerdem sollte ein As­sis­ten­t*in gewisse Soft Skills mitbringen:

Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik

Welche Schulfächer sind für einen angehenden As­sis­ten­t*in relevant?
Für die meisten As­sis­ten­ten*in­nen ist es hilfreich, an folgenden Schulfächern Interesse zu haben: Rechnungswesen, Wirtschaft, Deutsch, Englisch
In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten As­sis­ten­t*in?
As­sis­ten­ten*in­nen arbeiten in der Regel in folgenden Tätigkeitsfeldern:

Arbeiten im Büro, Arbeiten am Computer

Welche ähnlichen Berufe gibt es?
Ähnliche Berufe sind unter anderem:

Verwaltungsassistent*in, Büroangestellte*r, Sachbearbeiter*in, Großhandelskaufmann*frau, Bürokaufmann*frau, Vorstandsassistent*in, Industriekaufmann*frau