Office Manager*in, Abteilung Klinische Administration, Sekretariat
- Home Office:nicht-moglich
- Einstiegsgehalt:Ab € 2.836 brutto pro-monat
- Berufserfahrung:2-5 Jahre
- Startdatum:5/24/2026
- Befristung:12 Monate
Profil
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung (Bürokauffrau/-mann, Handelskauffrau/-mann, Verwaltungsassistent*in, etc.) oder Sie sind bereits bei der Gemeinde Wien, sind in einer der Verwendungsgruppen E, 4, 3, 3A, 3P eingereiht und verfügen über mind. 6 Jahre facheinschlägige Berufserfahrung
- Sie haben uneingeschränkten Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt.
- Sie verfügen über einen Nachweis für verschiedene Impfungen (Immunitätsnachweis).
- Sie besitzen fließende Deutschkenntnisse.
- Sie erledigen Ihre Aufgaben sorgfältig, sind verlässlich und unterstützen das Team im Arbeitsalltag.
- Im Zuge einer Aufnahme in diese Berufsgruppe ist die Vorlage eines Immunitätsnachweises (Impfstatus) für verschiedene Impfungen erforderlich. Für eventuell anfallende Kosten durch die Erbringung des Immunitätsnachweises ist kein Ersatz durch den Wiener Gesundheitsverbund vorgesehen.
Aufgaben
- Sie unterstützen die Abteilung in allen administrativen und organisatorischen Belangen des Sekretariats.
- Sie bearbeiten Bewerbungen, koordinieren den gesamten Bewerbungsprozess und kommunizieren mit Bewerber*innen.
- Sie bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und übernehmen Ablagearbeiten.
- Sie koordinieren Termine, organisieren Besprechungen und sind zentrale Ansprechperson (telefonisch, per E-Mail und persönlich).
- Sie übernehmen allgemeine Bürotätigkeiten, Bestellungen von Büromaterialien und sorgen für einen reibungslosen Büroablauf.
Unser Angebot
- Beschäftigung in Vollzeit (40 Wochenstunden)
- Gleitzeit
- Krisensicherer Arbeitsplatz
- Ein vielfältiges und interessantes Aufgabengebiet mit Gestaltungsmöglichkeiten
- Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer zukunftssicheren Unternehmung
- Große Auswahl an Fort- & Weiterbildungen
- Ausgezeichnete Karrierechancen
- Pensionskassenmodell der Gemeinde Wien (Zusatz zur gesetzlichen Pension)
- Umfangreiche Angebote zur Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz
- Prämiensysteme für besondere Leistungen
- Wohnmöglichkeit in einem unserer Personalwohnhäuser
- Betriebskindergarten
- Verbilligter Mittagstisch für eine ausgewogene Ernährung während der Dienstzeit
- Gute Verkehrsanbindungen z. B. guter Anschluss an öffentliche Verkehrsmittel (U-Bahn-Nähe) / Parkgarage / E-Bike-Ladestation
- Befristet auf 1 Jahr - Möglichkeit auf Unbefristung möglich
- Für Mitarbeiter*innen, die bereits bei der Stadt Wien beschäftigt sind, ergibt sich die Entlohnung für die ausgeschriebene Stelle durch die Dienstposten- bzw. Funktionsbewertung und die entsprechende Einreihung im jeweiligen Gehaltssystem.
- Für neue Mitarbeiter*innen beträgt das Einstiegsgehalt laut Wiener Bedienstetengesetz für diese Stelle € 2836 (40 Wochenstunden, 14x jährlich). Durch die Anrechnung von berufseinschlägigen bzw. gleichwertigen Tätigkeiten als Vordienstzeiten ergibt sich ein höheres Gehalt.
Zusätzliche Informationen
Unser Ziel ist es, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Vielfalt der Menschen widerspiegelt und in der alle entsprechend ihrer individuellen Kompetenzen und Perspektiven einen Beitrag leisten können. Der Wiener Gesundheitsverbund als Teil der Stadt Wien setzt sich für ein inklusives Arbeitsumfeld ein, das gleiche Chancen für alle bietet. Wir ermutigen ausdrücklich Menschen mit verschiedenen Hintergründen, sich bei uns zu bewerben.
Beschäftigungsausmaß: Vollzeit
Ablaufdatum: 24.05.2026
Verfügbare Dokumente: Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, Kontakt
Für Fragen zur Stelle kontaktieren Sie bitte:
Klinische Administration
Nicole Huber
Währinger Gürtel 18-20
+43 1 40 400 15135
Weitere Informationen zum Wiener Gesundheitsverbund erhalten Sie unter https://gesundheitsverbund.at/ und auf unsere Homepage unter www.akhwien.at/arbeitenimakh
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Über Bürokaufmänner*frauen: Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Bürokaufmann*frau?
Du suchst nach einem Job, der den Umgang mit Zahlen und Menschen verbindet? Obwohl du gerne in Excel-Tabellen unterwegs bist, möchtest du Kontakt mit Anderen? Wie wäre es dann mit einem spannendem Beruf im Office? Also Bürokaufmann kümmerst du dich um Termine, administrative Aufgaben und den allgemeinen Ablauf im Büro. Du formulierst Schreiben an Kunden und setzt Verträge mit Verkäufern oder Partnern auf. Zusätzlich sorgst du dafür, dass jeder Mitarbeiter pünktlich sein Gehalt auf dem Konto hat und, dass die Firma nicht mehr Geld ausgibt als sie einnimmt. Dafür sammelst du Daten und wertest diese in Statistiken aus. Da der Beruf so vielseitig ist, wie die Menschen, die in einem Büro arbeiten, sind das nicht deine einzigen Aufgaben. Du bearbeitest Personalakten und nimmst Bewerbungen entgegen. Bei Letzteren übernimmst du häufig die Vorselektion und unterstützt den Personalchef in seiner Entscheidung. In diesem Beruf bist du Berater, Organisator, Koordinator und Macher in einem.
Worunter sind Bürokaufmänner*frauen noch bekannt?
Welche Skills benötigt man als Bürokaufmann*frau?
Wirtschaftliches Verständnis
EDV-Anwendungskenntnisse
Umgang mit Zahlen
Fachkenntnisse der Buchhaltung
Fundierte Englischkenntnisse
Fachkenntnisse über die Branche der jeweiligen Firma
Finanzkalkulation
Fremdsprachenkenntnisse
Kenntnisse in Betriebswirtschaft
Rechnungswesen
Außerdem sollte ein Bürokaufmann*frau gewisse Soft Skills mitbringen:
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Verantwortungsbewusstsein
Genauigkeit
Analytische Arbeitsweise
Teamfähigkeit
Freundlichkeit
Multitasking
Offenheit
Organisationsfähigkeit