Projektassistent*in
- Home Office:Teilweise möglich
- Einstiegsgehalt:No data
- Berufserfahrung:0-2 Jahre
- Startdatum:Ab sofort
- Befristung:Ohne Befristung
Dein Profil
- Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung (LAP, Hasch, HAK, ...)
- Excel-Affinität / sehr gute Excel-Kenntnisse
- Kommunikationsstärke
- Schnelle Auffassungsgabe
- Strukturierte Arbeitsweise
- Logisches Denkvermögen
- Multitasking - Prioritäten setzen und mehrere Aufgaben parallel koordinieren
- Geduld und sorgfältige Arbeitsweise
- Stressresistenz und auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick behalten
Deine Aufgaben
- Pflege und Verwaltung von Datenbanken (u. a. Matrix, IBOS, Erprobungstool)
- Kontrolle und Übermittlung von Begehren sowie Prüfung und Upload von Berichten
- Durchführung und Kontrolle von Buchungen
- Erstellung und Pflege von Listen und Übersichten
- Ansprechperson für das AMS sowie Schnittstelle zu externen Partnern
- Organisation und Verwaltung von Ersatzterminen inklusive Kundenkontakt
- Bearbeitung von E-Mails sowie Pflege des Postfachs
- Enge Zusammenarbeit und laufender Austausch mit dem Team BerufsCheck Trainer*innen
- Informationsweitergabe und Koordination mit externen Trägern
- Abstimmung mit dem AMS und externen Partnern zu BWT/WL
- Sicherstellung eines guten Überblicks über laufende Prozesse und Termine
- Telefonische Kommunikation
Unser Angebot
- Arbeitszeiten; Montag +Donnerstag jeweils 8 Stunden und Freitag 4 Stunden.
- Sobald die Einschulungsphase abgeschlossen ist, besteht die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten
- Ein sympathisches, agiles Team mit vielen Ideen
- Gesundheitsförderung durch unser gesundundfit-Programm über prevent@work
- Im Jahr 2026 bieten wir allen Mitarbeiter_innen einen blinkist-Zugang
- Zugang zur Plattform mitarbeiterangebote.at, mit vielen Ermäßigungen & Vergünstigungen in ganz Österreich und diversen Online-Shops
- Die Möglichkeit, etwas bewirken zu können
- Die Entlohnung erfolgt gemäß dem BABE KV/VG 4. Die tatsächliche Einstufung erfolgt gemäß der Qualifikation und Berufserfahrung.
Zusätzliche Informationen
Kontakt: Ansprechperson für diese Stelle ist Claudia Weege unter people@ibisacam.at. Wir beantworten gerne deine Fragen. Wenn du dich bewerben möchtest, nutze bitte den Jetzt Bewerben Button. Bitte beachte, dass es den Prozess beschleunigt, wenn du uns gleich alle Unterlagen, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise etc. zukommen lässt.
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Über Assistenten*innen: Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Assistent*in?
Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.
Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.
Welche Skills benötigt man als Assistent*in?
Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis
Außerdem sollte ein Assistent*in gewisse Soft Skills mitbringen:
Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik