Wie werde ich Assistent*in?
Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.
Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.
Steckbrief
Benötigte Abschlüsse
Berufsbildende höhere Schule, Lehre / AusbildungBerufsgruppen
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Arbeiten als Assistent*in
Arbeitsumfeld
Assistenten*innen erledigen den anfallenden Schriftverkehr, bearbeiten Geschäftsunterlagen, treffen Terminvereinbarungen für ihre Vorgesetzten und führen den Terminkalender. Sie erstellen einfache Statistiken, ordnen die eingehende Post nach Dringlichkeit und Aufgabenbereich und beantworten diese nach Diktat oder Phonodiktat. Routineschreiben erledigen sie selbstständig. Sie legen die verschiedenen Geschäftsunterlagen nach einem (elektronischen) Ordnungssystem ab und sorgen dafür, dass diese jederzeit zur Einsichtnahme verfügbar sind. Darüber hinaus nehmen sie Telefongespräche entgegen, fertigen darüber Notizen an und leiten diese weiter.
Bei betriebsinternen Besprechungen oder geschäftlichen Verhandlungen führen sie Protokoll. Assistenten*innen empfangen und betreuen Besucher und nehmen bei größeren Einladungen die Pflichten des Gastgebers/der Gastgeberin wahr. Im Auftrag des/der Vorgesetzten führen sie Gespräche mit Geschäftspartner*innen und treffen mit diesen Vereinbarungen. Sie leiten Aufträge des/der Vorgesetzten an Kolleg*innen und Abteilungen weiter und sind daher ein wichtiger Kommunikationsknotenpunkt für Mitarbeiter*innen, Vorgesetzte und Kund*innen. Weiters bereiten sie Sitzungen, Tagungen und Dienstreisen vor und nach.
Aufgaben
- Büroorganisation: Ablage- und Ordnungssysteme planen und organisieren
- Sekretariatsarbeiten durchführen: ein- und ausgehende Post bearbeiten, Termine einteilen und koordinieren, Fristen überwachen usw.
- interne Besprechungen und Besprechungen mit Geschäftspartner*innen vorbereiten und Termine koordinieren
- Berichte über den Verlauf von Verhandlungen und Besprechungen schreiben (protokollieren)
- Dienstreisen für ihre Vorgesetzten planen und organisieren
- Schriftverkehr unter Anwendung der elektronischen Datenverarbeitung durchführen, Diktate aufnehmen
- Bestellungen für allgemeine Büromaterialien durchführen, Bestände kontrollieren
Arbeitsmittel und Ausrüstung
Assistenten*innen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, digitale Karteien und Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen und Schriftstücken und führen Listen, Protokollen, digitale Terminkalender. Sie bedienen Computer und Internet sowie verschiedene Bürokommunikationsgeräte wie z. B. Telefone, Kopiergeräte, Drucker und Scanner, aber auch Frankiermaschinen und Telefon- und Gegensprechanlagen. Sie führen Ordner, Listen, Protokolle, digitale Terminkalender, Datenbanken und benutzen diverses Büromaterial. Zur Kommunikation setzten sie neben den üblichen Kommunikationsformen und -tools auch Video- und Web-Chats und Internettelefonie ein.
Benötigte Fähigkeiten
Spezielle Software-KenntnisseDatensicherheit & DatenschutzDeutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)Rhetorisches GeschickLern- und MerkfähigkeitWirtschaftliches VerständnisAusdrucksstärke in Wort und SchriftOffenheitHilfsbereitschaftKommunikationsfähigkeitKontaktfreudigkeitKritikfähigkeitKundenorientierungAufmerksamkeitBelastbarkeitFlexibilitätFreundlichkeitGepflegtes ErscheinungsbildKoordinationsfähigkeitOrganisationsfähigkeitSystematikVideostories zu diesem BerufAlle Videostories
Aus- & Weiterbildung
Ausbildung und Voraussetzungen
Eine kaufmännische Ausbildung ist Voraussetzung für diesen Beruf, z. B. Absolvierung von kaufmännischen Schulen wie Handelsschule, Handelsakademie, Fachschulen für wirtschaftliche Berufe, Höhere Lehranstalten für wirtschaftliche Berufe (die genannten Schultypen bieten zudem eine Vielzahl an Ausbildungsschwerpunkten an. Informationen über die jeweiligen Ausbildungsschwerpunkte können direkt bei den jeweiligen Schulstandorten eingeholt werden).
Eine gute Voraussetzung bieten auch die Lehrberufe im kaufmännischen Bereich (siehe z. B. Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf) etc.)
Für einfachere Assistenzarbeiten besteht außerdem die Möglichkeit einer betriebsinternen Schulung.
Wichtige Ausbildungsinhalte:
- Bürowesen, Büromanagement
- Buchhaltung, Buchführung
- betriebliche Softwareprogramme
- Office-Programme
- digitale Datenbanken
- betriebliche Kommunikation
- Schriftverkehr, Korrespondenz
- Terminplanung, Koordination
- betriebliche Dokumentation
Weiterbildung und Spezialisierungen
Assistenten*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen laufend zu ergänzen und zu vertiefen. Als Weiterbildungsmöglichkeit für Assistenten*innen kommen neben betriebsinternen Schulungen insbesondere zahlreiche fachrelevante Kurse und Lehrgänge an Weiterbildungseinrichtungen, wie z. B. dem WIFI oder BFI in Frage.
Weiterbildungsbereiche für Assistenten*innen sind beispielsweise:
- Büro-Organisation und Büroleitung
- betriebliche Software und Office-Programme
- Buchhaltung, Controlling, Rechnungswesen
- Kalkulation und Kostenrechnung
- Personalverrechnung
- Datenbanken und Dokumentation
- Internet, Social Media und Multimedia
- E-Commerce-Anwendungen
- Datensicherheit und Datenschutz
- Werbung, Marketing, Verkauf, Kundenbetreuung
- Recht (z. B. EU-Rechtsnormen, Umweltschutzbestimmungen)
- Fremdsprachen
Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Assistenten*innen zu Teamleiter*innen oder Büroleiter*innen aufsteigen und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams. Auch ein betrieblicher Aufstieg zum/zur Managementassistent*in ist möglich.