Office-Manager/in an einer Akademischen Einheit

Universität GrazGraz, AT Teilzeitvor einem Monat

An der Universität Graz arbeiten ForscherInnen und Studierende in einem breiten fachlichen Spektrum an Lösungen für die Welt von morgen. Unsere WissenschafterInnen entwickeln Strategien, um den aktuellen Herausforderungen der Gesellschaft zu begegnen. Die Universität Graz bekennt sich zur Leistungsorientierung, fördert Karrierewege und bietet mehrfach ausgezeichnete Rahmenbedingungen für gesellschaftliche Diversität in einer zeitgemäßen Arbeitswelt – unter dem Motto: We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Das Institut für Psychologie sucht eine/n

Office-Manager/in an einer Akademischen Einheit

(20 Stunden/Woche; befristet auf 22.10.2020; zu besetzen ab sofort; Ersatzkraft)

Ihr Aufgabengebiet

  • Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten in der Allgemeinen Verwaltung im Institutssekretariat
  • Informationsplattform bei Aushängen für Praktika/Stellen, Übertragung von neuen MitarbeiterInnen in SharePoint
  • Koordination Bachelor-Aufnahmeprüfung, Parteienverkehr und Ansprechperson für Externe Lehrende, UGO-Beauftragte
  • Mitwirkung in der Institutsverwaltung: Selbständige Büroorganisation und Organisation der Sekretariats-EDV, Parteienverkehr und Telefonate (Kontaktstelle für Firmen/Lieferungen, Ansprechperson für Studierende, LektorInnen), Aussendungen, Dokumentenaufnahme, Plausibilität der Dokumente, Scannen, Abwicklung der Post, Erstellung von Präsentationsunterlagen, Aufarbeitung von Projekt- und Anstellungsdaten
  • Selbstständige Organisation von Veranstaltungen
  • Parteienverkehr und Ansprechperson für Studierende und Externe LektorInnen

Ihr Profil

  • Einschlägige Tätigkeit im administrativen Bereich
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Anwenderkenntnisse UGOnline (wünschenswert)
  • Vertiefte Kenntnisse bei der Aufbereitung und Darstellung von Daten
  • Gute EDV-Anwenderkenntnisse MS-Office, Internet
  • Kommunikations- und Soziale Kompetenzen
  • Belastbarkeit
  • Eigeninitiative
  • Teamfähigkeit
  • Service-Orientierung
  • Weiterbildungsbereitschaft

Unser Angebot

Einstufung

Gehaltsschema des Universitäten-KV: IIa
Gehaltsschema des VBG (im Fall einer universitätsinternen Versetzung): v3/2

Mindestgehalt

Das kollektivvertragliche Mindestentgelt gemäß der angegebenen Einstufung beträgt € 908,80 brutto/Monat. Durch anrechenbare Vordienstzeiten und sonstige Bezugs- und Entlohnungsbestandteile kann sich dieses Mindestentgelt erhöhen.

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit. Es erwarten Sie ein angenehmes Arbeitsklima, flexible Arbeitszeiten sowie zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Nutzen Sie die Chance für den Einstieg in ein herausforderndes Arbeitsumfeld, geprägt von Teamgeist und Freude am Job.

Ende der Bewerbungsfrist: 12. Februar 2020
Kennzahl: AB/31/99 ex 2019/20

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bei Interesse senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen innerhalb der angegebenen Bewerbungsfrist unter Angabe der Kennzahl bitte per E-Mail an:

bewerbung@uni-graz.at