Sekretär (m/w/d) für das Institut für Psychotherapie

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf | UKEHamburg, DE Vollzeitvor 23 Tagen

Zentrum für Psychosoziale Medizin - Institut für Psychotherapie (IfP) - Klinik und Poliklinik für Psychiatrie und Psychotherapie

Arbeiten am Puls der Zeit. In einem komprimierten Kosmos, der sich ständig wandelt. Einem Umfeld, in dem Sie selbst viel bewirken können. Weil es Ihnen Freiräume lässt, neu zu denken und Dinge zu verändern.

Das bieten wir

  • Ein innovatives und familienfreundliches Arbeitsumfeld mitten in Hamburg (Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung)
  • Die Teilnahme an umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungs-Programmen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen
  • Eine attraktive betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote

Das erwartet Sie

Diese Position ist kann auch mit Teilzeitkräften besetzt werden.

Unser Institut für Psychotherapie (IfP) des Universitätsklinikums Hamburg-Eppendorf (UKE) ist für die Ausbildung von Psychologischen Psychotherapeuten/innen und für die psychotherapeutische Weiterbildung von Ärzten/innen zuständig.

Für unsere Geschäftsstelle suchen wir eine Kollegin / einen Kollegen mit Erfahrung im adminstrativen Bereich, hohem organisatorischen Geschick und Freude am Kontakt mit unseren Aus- und Weiterbildungskandidaten/innen, Dozierenden sowie Patientinnen und Patienten.

  • Organisiatorische und administrative Betreuung unserer Aus- und Weiterbildungskandidaten/innen und Dozierenden (z.B. Beantwortung oder Weiterleitung von Rückfragen, Erstellen von Bescheinigungen, Erstellung von Verträgen, Beantragung von Schließberechtigungen)
  • Bewerbermanagement: Beantwortung / Weiterleitung von Bewerberanfragen, Koordinierung der Auswahlgespräche
  • Unterstützung bei der Lehrorganisation, z.B. Raumbuchung, Verwaltung der Teilnahmelisten, Cateringbestellungen, Hotelreservierung für externe Dozierende
  • Schriftverkehr mit der Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz
  • Vorbereitung und Protokollierung von Sitzungen
  • Beschaffungsangelegenheiten
  • Koordination der Patientenanmeldungen (Besetzung des Ambulanztelefons, Koordination der Terminvergabe)
  • Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage
  • Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und ggf. englischer Sprache
  • Unterstützung der Ambulanzleitungen der Schwerpunkte Verhaltenstherapie und Tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapie in organisatorischer Hinsicht

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Berufsausbildung: Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Sehr fundierte Kenntnisse zur selbstständigen Führung eines Sekretariats sowie gute Kenntnisse der deutschen und idealerweise der englischen Sprache
  • Personalrechts-, Abrechnungs-, MS Office-, SAP-Kenntnisse
  • Sehr gute Koordinations-, Kommunikations-, Team- und Organisationsfähigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit
  • Freude am Kontakt mit unseren Aus- und Weiterbildungskandidaten/innen, Dozierenden und Patienten/innen
  • Idealerweise Erfahrung mit einer Tätigkeit in einer (psychotherapeutischen) Ambulanz bzw. einem Aus- und Weiterbildungsinstitut oder im Bereich der öffentlichen Verwaltung (vorzugsweise Studien- und Prüfungsangelegenheiten)

Ihre Ansprechpartner

Frau Dr. Sarah Liebherz , Ambulanzleitung Verhaltenstherapie am IfP, unter der Tel-Nr.: (040) 7410-57969 oder per E-Mail: s.liebherz@uke.de

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung bis zum 06. April 2020 unter Angabe des Referenzcodes 2020-151_w.

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Kathrin Reinhold
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