Dein Profil
- Sie verfügen über einen kaufmännischen Lehrabschluss oder einen Abschluss der Handelsschule.
- Sie können sehr gute MS-Office Kenntnisse, insbesondere Word und Excel, vorweisen.
- Sie sind ein Organisationstalent und zeichnen sich durch ausgeprägte Kommunikationsstärke aus.
- Sie haben ein sicheres und freundliches Auftreten und bringen die Bereitschaft zur Weiterbildung mit.
- Sie verfügen über einen Führerschein der Klasse B.
Deine Aufgaben
- Sie verbuchen die Zeit- und Leistungserfassung der Mitarbeiter:innen im Anlagenservicecenter (ASC) im Zeiterfassungssystem und archivieren die Zeitaufschreibungsunterlagen.
- Sowohl die allgemeine Personaladministration aller Mitarbeiter:innen am Standort, als auch die Administration bei Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen begleiten Ihren Arbeitsalltag.
- Sie koordinieren die Dienstunterrichte und Schulungen im ASC in Abstimmung mit den jeweiligen Fachlinien und sind für das Einplanen notwendiger arbeitsmedizinischer Untersuchungen zuständig.
- Sie organisieren die Dienstreisen der Mitarbeiter:innen (Hotelbuchungen, etc.) und verbuchen diese korrekt im Zeiterfassungssystem.
- Allgemeine BackOffice-Tätigkeiten (Ausstellung von Fahrbegünstigungen und Erlaubniskarten, Pflege der Infoscreens, Organisation standortinterner Veranstaltungen, Erstellung von Sitzungsunterlagen, Postein- und -ausgang, Infodrehscheibe, etc.) fallen ebenso in Ihren Tätigkeitsbereich.
- Sie erfassen Kleinleistungen und führen die Rechnungsprüfung im System OESAP durch.
- Sie führen diverse Bestellungen (Büromaterial, Arbeitsmittel, Arbeitsstoffe, etc.) im System durch und sind für die Betreuung und Terminvereinbarungen der ASC-internen KFZ zuständig.
Unser Angebot
- Für die Funktion 'Teamassistenz' ist ein Mindestentgelt von € 39.923,38 brutto/Jahr vorgesehen.
- Als eines der großen Klimaschutzunternehmen des Landes bieten wir Ihnen einen sicheren und nachhaltigen Arbeitsplatz mit spannenden Aufgaben sowie die Chance, Ihren persönlichen Beitrag zur klima- und umweltfreundlichen Mobilität zu leisten.
- Besondere Konditionen bei Bahnreisen & in unseren Reisebüros, Ferienhäuser und Appartements in beliebten heimischen Urlaubsregionen.
- Unser konzerninternes Wohnungsservice bietet bundesweit ÖBB-Mitarbeiter:innenwohnungen an.
- Sie haben die Option, die Fahrbegünstigung in Anspruch zu nehmen und Österreich mit der ÖBB zu entdecken. So arbeiten Sie nicht nur an klimafreundlicher Mobilität sondern können auch umweltfreundlich mit Ihrer Familie reisen.
- Die Gesundheit unserer Mitarbeiter:innen liegt uns am Herzen, daher bieten wir regelmäßig die Möglichkeit zur Gesundenuntersuchung. Auch Gesundheitstage und Impfaktionen stehen jährlich am Programm.
- Sie profitieren von hervorragenden Weiterbildungsangeboten sowie zahlreichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Konzerns.
- In Ihrem Job genießen Sie sehr selbstständiges Arbeiten mit viel Abwechslung.
Zusätzliche Informationen
Über Assistenten*innen: Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Assistent*in?
Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.
Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.
Welche Skills benötigt man als Assistent*in?
Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis
Außerdem sollte ein Assistent*in gewisse Soft Skills mitbringen:
Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik
Welche Schulfächer sind für einen angehenden Assistent*in relevant?
In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten Assistent*in?
Welche ähnlichen Berufe gibt es?
Verwaltungsassistent*in, Sachbearbeiter*in, Büroangestellte*r, Großhandelskaufmann*frau, Vorstandsassistent*in, Bürokaufmann*frau, Industriekaufmann*frau