As­sis­ten­z im IT-­Be­triebs­rats­se­kre­ta­ri­a­t in ­Teil­zeit (23 ­Stun­den)

Gothaer
Teilzeitmit Berufserfahrung
50969 Köln, Deutschland1 month ago
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Teilweise möglich
Befristung
Ohne Befristung
Willkommen bei der GothaerAuthentisch. Echt. Unverstellt. So sind wir. Und so kannst du bei uns jederzeit sein. Als Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit wissen wir seit über 200 Jahren, welche Kraft und Dynamik der gemeinschaftliche Zusammenhalt erzeugt. Er inspiriert uns bis heute, mutig neue Wege zu gehen. Freu dich auf einen Mix aus individuellen Freiheiten, vielfältigen Arbeitgeberleistungen und einer starken Gemeinschaft, auf die du jederzeit zählen kannst. Entdecke jetzt den Job, der zu dir passt.

Dein Profil

  • Du hast eine schnelle Auffassungsgabe und kannst Wichtiges von weniger Wichtigem unterscheiden
  • Verschwiegenheit ist für dich eine Selbstverständlichkeit
  • Du bist eigenständiges und zuverlässiges Arbeiten gewohnt und kannst flexibel auch auf kurzfristige Anforderungen reagieren
  • Dein Ordnungssinn und dein Organisationstalent zeichnen dich aus
  • Du bist bereit, als zentrale*r Ansprechpartner*in in organisatorischen Fragen für die BR-Mitglieder zur Verfügung zu stehen
  • Du hast Stärken in der Kommunikation und Teamfähigkeit
  • Du denkst und arbeitest nicht problem- oder konfliktorientiert, sondern suchst immer nach Lösungen
  • Du bist bereit, an notwendigen Schulungen (z.B. BR-Protokollführung, Datenschutz) kurzfristig teilzunehmen
  • Ein sicherer Umgang mit den Programmen Office-Paket (Word, Excel, PowerPoint), Outlook, Wiki, JIRA, Teams und Flexopus rundet dein Profil ab

Deine Aufgaben

  • Kern Deiner Tätigkeit ist die Entlastung des IT-Betriebsrats, insbesondere des jeweils im Amt befindlichen Vorsitzenden, im Tagesgeschäft durch die aktive Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben
  • Die Teilnahme inkl. Protokollierung an Sitzungen des Betriebsrats, an Sitzungen des Wirtschaftsausschusses, an den Jour Fixen mit dem Arbeitgeber sowie an Teamgesprächen (je nachdem in Präsenz oder MS Teams) ist ebenso Teil deiner Aufgabe
  • Die Ablage inkl. Vollständigkeitskontrolle von u.a. Einladungen, Anwesenheitslisten, Protokollen (BR-Sitzungen, BR-Ausschüsse), Betriebsvereinbarungen sowie Vorlagen zu personellen Einzelmaßnahmen liegt in deiner Verantwortung
  • Du kümmerst dich um die Durchführung von Recherchetätigkeiten und Auswertungen
  • Du pflegst die Datenverzeichnisse des Betriebsrats gemäß den Datenschutzbestimmungen (inkl. Pflege der Berechtigungen)
  • Außerdem bist du zuständig für die Pflege der Wiki-Seiten der Gothaer Solutions Arbeitnehmervertretungen sowie der offenen Themen und Wiedervorlagen
  • Du arbeitest bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen mit, um diese effizienter zu gestalten
  • Nicht zuletzt hast du weitere Verwaltungstätigkeiten (Bestellwesen, Organisation und Koordination rund um Workshops und Schulungen, Rechnungsbearbeitung, etc.)

Unser Angebot

  • Gothaer-Mindset leben - Verantwortung beflügelt, Konsequenz stärkt, Kompetenz entscheidet, gemeinsam gewinnt und Zukunft begeistert
  • Flexibel arbeiten - Mobiles Arbeiten tageweise möglich, flexible Arbeitszeit und 30 Urlaubstage
  • Familiäre Unterstützungsmodelle - KiTa-Kooperation, Ferienprogramme und weitere Angebote vom PME Familienservice
  • Auszeit nehmen – bis zu sechs Monate ins Sabbatical
  • Quer durch´s Land – für dich gibt es das Deutschland-Ticket für 19 Euro im Monat
  • Individuell (weiter)entwickeln - Vielseitiges Qualifizierungsangebot mit Seminaren, Programmen, Netzwerkformaten, Sprachkursen in Deutsch und Englisch, Training on the job oder E-Learnings
  • Gut versorgt – Betriebsrestaurant, Kaffeebar, (Online-)Sport- und Präventionsangebote, mehrfach ausgezeichnetes Gesundheitsmanagement, Employee Assistance Programm, Rabatte auf Versicherungsprodukte und Einkaufsvergünstigungen (z. B. Nachlässe über Corporate Benefits in Onlineshops)
  • Für die Zukunft sorgen - Unsere eigene betriebliche Altersversorgung (bAV) ab dem ersten Arbeitstag
  • Nachhaltiger arbeiten und leben - Aktive Mitgestaltungsmöglichkeiten im Nachhaltigkeitsmanagement sowie Bike-Leasing, E-Tankstellen, Car-Sharing-Parkplätze, CO2-Neutralität am Standort Köln

Über As­sis­ten­ten*in­nen: Häufig gestellte Fragen

Was macht ein As­sis­ten­t*in?

Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.

Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.

Welche Skills benötigt man als As­sis­ten­t*in?

Um ihre Tätigkeit gut ausführen zu können, benötigen As­sis­ten­ten*in­nen grundsätzlich folgende Hard Skills:

Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis


Außerdem sollte ein As­sis­ten­t*in gewisse Soft Skills mitbringen:

Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik

Welche Schulfächer sind für einen angehenden As­sis­ten­t*in relevant?

Für die meisten As­sis­ten­ten*in­nen ist es hilfreich, an folgenden Schulfächern Interesse zu haben: Rechnungswesen, Wirtschaft, Deutsch, Englisch

In welchen Tätigkeitsfeldern arbeiten As­sis­ten­t*in?

As­sis­ten­ten*in­nen arbeiten in der Regel in folgenden Tätigkeitsfeldern:

Arbeiten im Büro, Arbeiten am Computer