Sekretär (w/m/d) in Teilzeit

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf | UKEHamburg, DE Teilzeitvor 3 Wochen

Das erwartet Sie

  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch, Überwachung der Wiedervorlage, Ablage
  • Erstellung von Briefen und Manuskripten in deutscher und englischer Sprache
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
  • Eigenständige Terminplanung, -organisation und –überwachung
  • Drittmittelverwaltung und –überwachung
  • Beschaffungsangelegenheiten
  • Rechnungsprüfung und -freigabe
  • Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen, einschl. Raumbuchungen und Vorbereitung von Sitzungen
  • EDV - Angelegenheiten wie (Überwachung der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche, Bildbearbeitung z.B. mit PowerPoint), Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung
  • Vor und Nachbereitung der Privatsprechstunde, Terminvergabe
  • Datenerfassung, Erstellen von Listen und Stammdatenpflege
  • Terminierung von chirurgischen Eingriffen
  • Vertretung im Sekretariat

Die Position ist mit 50 Prozent der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit zu besetzen. Die Verteilung der Arbeitszeit erfolgt in Absprache.

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsangestellte:in, Kauffrau:mann für Büromanagement oder vergleichbare Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Fundierte Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Führung eines Sekretariats, gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
  • Wünschenswert: fundierte Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur
  • Strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent, Kommunikationsgeschick, viel Spaß an der Arbeit mit Menschen, emotionale Intelligenz
  • Hohe Motivation, Belastbarkeit und Flexibilität
  • Gute PC-Kenntnisse (MS Office, gern auch SAP und med. Programme, wie z. B. Soarian etc.)

Das bieten wir

  • Ein Tätigkeitsfeld mit hoher Expertise in der Gesundheitsversorgung
  • Eine innovative und familienfreundliche Arbeitsumgebung mitten in Hamburg (Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung)
  • Die Teilnahme an umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungs-Programmen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen
  • Eine attraktive betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote
  • Ein angenehmes Arbeitsklima in einer kleinen, am Wachstum orientierten Abteilung mit vielfältigen und abwechslungsreichen Aufgaben
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