Wie werde ich Archiv-, Bibliotheks- & Informationsassistent*in?
Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen arbeiten in Bibliotheken, Dokumentationsstellen, wissenschaftlichen Archiven und ähnlichen Einrichtungen. In diesen sind sie dafür zuständig, Medien, Informationen und Daten zu beschaffen und zu erfassen (Systematisieren, Katalogisieren, Verschlagworten). Dabei arbeiten sie mit modernsten Dokumentations- und Datenbankprogrammen.
Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen arbeiten eigenständig sowie im Team mit Berufskolleginnen und -kollegen und Vorgesetzten haben Kontakte mit Kundinnen/Kunden (Benutzer*innen), aber auch mit Lieferanten, Buchhändler*innen und mit Mitarbeiter*innen von Verlagen (z. B. bei Bestellungen).
Steckbrief
Berufsgruppen
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Arbeiten als Archiv-, Bibliotheks- & Informationsassistent*in
Arbeitsumfeld
"Es ist eine sehr abwechslungsreiche Arbeit, da man den Kontakt mit den Lesern hat, und da ist jeder Tag anders."
Christoph Beitl, Lehrling, in einem Interview aus: AMS your job, 2005.
Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen beschaffen die verschiedensten Medien wie z. B. Bücher, Zeitschriften, Fotografien, CD-Roms, DVDs und verwalten (systematisieren) diese in Katalogen (=Katalogisieren, Inventarisieren). Eine wichtige Aufgabe ist die Wartung des Bestandes einer Bibliothek, eines Archives oder einer Informations- und Dokumentationsstelle. Hierbei achten sie darauf, dass die Medien keine Mängel aufweisen (z. B. durch Abnutzung). Sie sichten, bewerten, übernehmen, ordnen und verzeichnen die vorhandenen Medien. Ihre Aufgabe ist es aber auch, Lieferungen und Rechnungen zu kontrollieren und zu bearbeiten sowie Bestände zu ordnen und zu verwalten.
Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen sind außerdem für die Bestellungen sowie für den Verleih der Medien an die Benutzer*innen zuständig. Sie beraten die Kundinnen und Kunden durch Erstinformation oder recherchieren speziell angefragte Informationen in Katalogen, Bestandsverzeichnissen oder weltweit vernetzten Datenbanken.
Aufgaben
- Medien, Informationen und Daten beschaffen und erwerben
- Medien, Informationen und Daten formal erfassen
- in Datenbanken und -netzen recherchieren
- Bestand ordnen, archivieren und Verzeichnisse erstellen
- technische Medienbearbeitung, Bestandspflege und Revision durchführen
- Erstinformation für Benutzer geben
- administrative Arbeiten mit Hilfe der betrieblichen Informations- und Kommunikationssysteme durchführen
- Statistiken, Dateien und Karteien anlegen, warten und auswerten
Arbeitsmittel und Ausrüstung
Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen arbeiten mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Medien (Büchern, Zeitschriften, Fotografien, elektronischen Medien wie E-Books, DVDs, CDs, Videos etc.). Sie führen Karteien und Kataloge, benutzen unterschiedliche Formulare (für Bestellungen und Entlehnungen) oder erfassen Bestellungen und Entlehnungen direkt am Computer. Weiters informieren sie die Kundinnen und Kunden über die Verwendung technischer Geräte wie z. B. Online-Katalogen auf Computern, Entlehncomputer mit Kartenscanner oder Mikrofichegeräte.
Benötigte Fähigkeiten
gutes SehvermögenSpezielle Software-KenntnisseDatensicherheit & DatenschutzGute AllgemeinbildungDeutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)OffenheitBereitschaft zum ZuhörenHilfsbereitschaftKommunikationsfähigkeitKontaktfreudigkeitKundenorientierungAufmerksamkeitEntscheidungsfreudigkeitFlexibilitätFreundlichkeitGeduldGepflegtes ErscheinungsbildLogisches DenkvermögenOrganisationsfähigkeitSystematikAus- & Weiterbildung
Ausbildung und Voraussetzungen
Wichtige Ausbildungsinhalte:
- Archiv- und Bibliothekswesen
- Informationsmanagement
- digitale Datenbanken und Archive
- Bestandsaufnahme, Bestandspflege
- digitale Medienbearbeitung
- Inventur und Revision
- Kund*innenberatung und -betreuung
Weiterbildung und Spezialisierungen
Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen, die Methodenkompetenzen und sozialen Kompetenzen laufend zu ergänzen und zu vertiefen.
Weiterbildungseinrichtungen wie zum Beispiel das Berufsförderungsinstitut (BFI) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) bieten zahlreiche relevante Kurse, z. B. in den Bereichen Betriebswirtschaft, Verwaltung, Datenbanken, Informations- und Wissensmanagement an.
Viele Archive und Bibliotheken führen für ihre Mitarbeiter*innen regelmäßig interne Kurse, Seminare und Schulungen z. B. zu neuen Softwareprogrammen, Datenbank- oder Archivsystemen durch.
Möglichkeiten zur beruflichen Höherqualifizierung bieten weiters Vorbereitungs- und Aufbaulehrgänge für Berufstätige an kaufmännischen berufsbildenden höheren Schulen (Handelsakademien).
Mit dem Abschluss eines Aufbaulehrganges (3 Jahre) ist neben einer höheren Fachqualifikation außerdem die Matura verbunden, die ein Studium an Fachhochschulen und Universitäten ermöglicht.
Studium ohne Matura:
Für ein Studium an einer Fachhochschule, Universität oder Pädagogischen Hochschulen ist normalerweise die Matura einer Allgemeinbildenden (AHS) oder Berufsbildenden Höheren Schule (BHS) erforderlich.
Es bestehen aber auch andere Zugangsmöglichkeiten:
- Berufsreifeprüfung (Lehre mit Matura): Die Berufsreifeprüfung, die du bereits während deiner Lehrzeit beginnen kannst, ist eine vollwertige Matura, mit der du uneingeschränkten Zugang zum Studium hast.
- Studienberechtigungsprüfung: Die Studienberechtigungsprüfung kannst du vor Beginn eines Studiums ablegen. Sie ermöglicht den Zugang zu einem bestimmten Studium.
- ohne Matura mit Berufsausbildung und Berufserfahrung: Fachhochschulen bieten außerdem meist die Möglichkeit mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung (insb. Lehre oder Berufsbildender Mittlerer Schule (BMS)) und mehrjähriger Berufserfahrung auch ohne Matura ein facheinschlägiges (d. h. mit der Berufsausbildung fachlich verwandtes) Bachelorstudien zu beginnen. Meist müssen dazu einzelne Zusatzprüfungen absolviert werden.