Wie werde ich Büroangestellte*r?
Büroangestellte sind kaufmännische Mitarbeiter*innen eines Betriebes und als solche für verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben in Verwaltung, Organisation, Buchhaltung oder Lohnverrechnung zuständig. Sie führen die betriebliche Korrespondenz (Briefe schreiben, E-Mails versenden) durch und führen Telefonate mit Kundinnen/Kunden, Lieferantinnen/Lieferanten sowie mit Ämtern und Behörden.
Büroangestellte arbeiten in Unternehmen aller Größen und Branchen im Team mit Berufskolleg*innen, Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen.
Siehe auch: Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf) oder Sachbearbeiter*in.
Steckbrief
Benötigte Abschlüsse
PflichtschuleEmpfohlene Ausbildungen
Lehre / AusbildungBerufsgruppen
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Arbeiten als Büroangestellte*r
Arbeitsumfeld
Büroangestellte arbeiten in allen Bereichen eines Unternehmens. Sie übernehmen zumeist allgemeine, organisatorische und kaufmännische Aufgaben sowie Aufgaben der Büroleitung und Büroorganisation. Als Assistent*innen der Geschäftsleitung bereiten sie Unterlagen für ihre Vorgesetzten (Abteilungsleiter*innen und Manager*innen) vor. Sie erstellen Geschäftsberichte, bereiten Präsentationen vor und koordinieren Meetings und Termine.
Sie befassen sich mit aktuellen Entwicklungen wie Kund*innenorientierung (Customer-Relationship-Management), Qualitäts-Management, Informations-Management und Projekt-Management.
Je nach Aufgabenbereich und Spezialisierung arbeiten Büroangestellte in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens wie z. B. Einkauf, Lagerhaltung, Bestellwesen, Rechnungswesen, Personal, Marketing und Werbung usw. Bei Besprechungen und Verhandlungen führen sie Aufzeichnungen und Protokolle. Sie kommunizieren mit Geschäftspartner*innen, Kund*innen und Lieferant*innen, sowie mit Ämtern und Behörden. Sie leiten Informationen und Anweisungen von Vorgesetzten an die Mitarbeiter*innen der betrieblichen Stellen weiter und bilden daher einen wichtigen Kommunikationsknotenpunkt eines Unternehmens. Weiters bereiten sie Geschäftstreffen, Tagungen und Dienstreisen vor.
Aufgaben
- Bürowesen und Büroorganisation; Ablage- und Ordnungssysteme führen
- Telefon- und Schriftverkehr durchführen
- Buchhaltung und Kostenrechnung vorbereiten
- Lohn- und Gehaltsabrechnung (Personalverrechnung) vorbereiten
- Bestellungen durchführen, Lagerbestände kontrollieren
- eingehende Waren prüfen, Inventuren zum Jahresende durchführen
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung (Auftragsannahme)
- Kunden- und Mahnwesen: Zahlungseingänge überwachen, Mahnbriefe schreiben
- Telefonate entgegennehmen, Termine einteilen und koordinieren
- mit Geschäftspartnern, Kund*innen und Lieferant*innen kommunizieren
- Geschäftstreffen, Tagungen, Dienstreisen etc. vorbereiten
Arbeitsmittel und Ausrüstung
Büroangestellte arbeiten mit PCs, Computern, Laptops und Bürosoftware und betrieblichen Softwareprogrammen, sowie mit Datenbanken, Karteien und Archiven und führen Ordner, Mappen und Listen. Sie verwenden diverses Büromaterial und hantieren mit Büro- und Kommunikationsgeräten wie Kopierer, Scanner, Drucker, Telefonen und Mobiltelefonen.
Benötigte Fähigkeiten
gutes SehvermögenSpezielle Software-KenntnisseDatensicherheit & DatenschutzFremdsprachenkenntnisseDeutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)Wirtschaftliches VerständnisOffenheitKommunikationsfähigkeitKontaktfreudigkeitAufmerksamkeitFlexibilitätFreundlichkeitSelbstbewusstseinGepflegtes ErscheinungsbildOrganisationsfähigkeitSystematikVideostories zu diesem BerufAlle Videostories
Aus- & Weiterbildung
Ausbildung und Voraussetzungen
Für den Beruf Büroangestellter / Büroangestellte ist in der Regel eine kaufmännische Ausbildung einer berufsbildenden mittleren Schule (z. B. Handelsschule, Fachschule für wirtschaftliche Berufe, Büro- und Datenverarbeitungsschulen) oder berufsbildenden höheren Schule (z. B. Handelsakademie, Höhere Lehranstalt für wirtschaftliche Berufe) erforderlich.
In diesen schulischen Ausbildungen werden zahlreiche Spezialisierungsmöglichkeiten angeboten. Weitere Informationen zu den Ausbildungsschwerpunkten erhält man direkt bei den Schulstandorten.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer Lehrausbildung in kaufmännisch-administrativen Lehrberufen, z. B. Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf), Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf) usw.
Wichtige Ausbildungsinhalte:
- Bürowesen, Büromanagement
- Buchhaltung, Buchführung
- betriebliche Softwareprogramme
- Office-Programme
- digitale Datenbanken
- betriebliche Kommunikation
- Schriftverkehr, Korrespondenz
- Terminplanung, Koordination
- betriebliche Dokumentation
Weiterbildung und Spezialisierungen
Büroangestellte sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen laufend zu ergänzen.
Wichtige Weiterbildungsbereiche für Büroangestellte sind beispielsweise:
- betriebliche Software und Datenbanken
- Büromanagement, Büroleitung
- Buchhaltung, Controlling, Rechnungswesen
- Administration, Dokumentation
- Datensicherheit, Datenschutz
- Umgang mit sozialen Medien
Das WIFI, BFI und zahlreiche andere Weiterbildungsanbieter sowie Fachhochschul- und Universitätslehrgänge bieten eine gute Gelegenheit sich in oben genannten Bereichen weiter zu bilden und höher zu qualifizieren. Insbesondere bieten sich für Büroangestellte Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Höherqualifizierung in Form eines Bachelor- oder Masterstudiums.
Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Büroangestellte zu Teamleiter*innen oder Büroleiter*innen aufsteigen und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams.