Wie werde ich Personalverrechner*in?
Personalverrechner*innen berechnen und verrechnen die Löhne und Gehälter sowie Sozialversicherungs- und Lohnabgaben für die Mitarbeiter*innen eines Unternehmens. Die Lohnabrechnung erfolgt auf kollektivvertraglicher Basis, auf Basis von Betriebsvereinbarungen oder individuellen Vereinbarungen. Sie führen Buch über Krankenstände und Urlaubszeiten, Dienstreisen und Überstunden und berechnen aufgrund dieser Aufzeichnungen die monatlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen. Weiters rechnen sie die Abgaben mit der Krankenkasse (Sozialversicherung) und dem Finanzamt (Lohnsteuer und Lohnnebenkosten) ab.
Personalverrechner*innen arbeiten in Unternehmen aller Wirtschaftszweige und Branchen, im Bereich der öffentlichen Verwaltung, bei Verbänden und Organisationen. Häufig sind sie auch bei Wirtschaftstreuhand- und Steuerberatungskanzleien beschäftigt. Sie arbeiten eigenständig oder im Team mit Fachkräften aus dem Personalwesen und der Buchhaltung.
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Arbeiten als Personalverrechner*in
Arbeitsumfeld
Personalverrechner*innen führen Lohnkonten und erstellen und verbuchen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen aller Mitarbeiter*innen (Arbeiter*innen, Angestellte, freie Dienstnehmer*innen) eines Betriebes. Sie verwalten Dienstverträge, Werkverträge und andere Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen. Bei Löhnen und Gehältern berechnen sie den Betrag aufgrund der geleisteten Arbeitszeiten, wobei sie Überstunden, Krankenstände, Urlaube, Dienstreisen etc. berücksichtigen. Ausgehend vom Bruttoeinkommen berechnen sie Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Dienstgeberabgaben und diverse Zuschläge oder Abschläge, melden die Abgaben an die zuständigen Behörden und veranlassen die fristgerechte Einzahlung der Abgabenschuld. Sie ermitteln den Nettobetrag/das Nettoeinkommen der Mitarbeiter*innen und überweisen den Auszahlungsbetrag auf deren Bankkonten.
Personalverrechner*innen die bei Wirtschaftstreuhand- oder Steuerberatungskanzleien beschäftigt sind, müssen die monatlichen Abrechnungen und Lohnzettel rechtzeitig an die Auftraggeber*innen übermitteln, damit diese die Überweisungen der Löhne/Gehälter und der Abgaben vornehmen können.
Personalverrechner*innen verfügen über fundierte Kenntnisse in Arbeits-, Tarif-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht und halten sich über gesetzliche Änderungen ständig auf dem Laufenden. Je nach Größe des Unternehmens beraten Personalverrechner*innen die Mitarbeiter*innen in arbeitsrechtlichen, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen und wirken auch bei der Erstellung der Geschäftsberichte und Bilanzen mit. Dabei stehen sie in Kontakt mit dem Management, mit Kolleg*innen aus der Finanzbuchhaltung und mit Steuerberater*innen. Bei abgabenrechtlichen Prüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsanstalten stellen sie alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung, erläutern diese und besprechen Unklarheiten.
Aufgaben
- Lohnkonten, Personallisten, Werkverträge etc. führen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen vornehmen
- konkrete Arbeitszeiten berechnen, Überstunden, Urlaube, Ausfallszeiten, Krankenstände etc. berücksichtigen
- Zeiterfassungssysteme kontrollieren und abrechnen
- Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge berechnen, Sonderzahlungen etc. berücksichtigen
- Löhne und Gehälter anweisen
- Dienst- und Werkverträge verwalten
- Belege sammeln und kontrollieren
- Dokumente, Betriebsbücher führen
- Mitarbeiter*innen arbeits-, sozial- und steuerrechtlich informieren und beraten
- mit Sozialversicherungsanstalten und Finanzämtern kommunizieren, bei Prüfungen mitarbeiten
- bei der Erstellung von Bilanzen und Geschäftsberichte mitwirken
- mit Personalmanager*innen und Personalentwickler*innen zusammenarbeiten
Arbeitsmittel und Ausrüstung
Personalverrechner*innen arbeiten mit Computer, Laptops und speziellen, betrieblichen Software-Programmen (Buchhaltungs-, Personalverrechnungs- und Kostenrechnungsprogrammen, Online-Banking, Zeiterfassungssoftware). Sie hantieren mit Formularen und Belegen, Rechnungen, Überweisungsformulare usw. und führen (elektronische) Ablagesysteme mit Lohnkonten, Betriebsbüchern, Dienst- und Werkverträgen, Personallisten und Journalen. Sie kontrollieren Zeiterfassungssysteme wie z. B. (elektronische) Stech- und Stempeluhren und Zeiterfassungsprogramme. Außerdem hantieren sie mit verschiedenen Büro- und Kommunikationsgeräten wie z. B. Rechenmaschinen, Telefon, Kopierer, Drucker, Scanner und dergleichen und lesen und verwenden Fachliteratur, (arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche) Gesetzestexte und betriebsinterne Vorschriften (Betriebsvereinbarungen).
Benötigte Fähigkeiten
Spezielle Software-KenntnisseDatensicherheit & DatenschutzGute AllgemeinbildungDeutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)Wirtschaftliches VerständnisMathematisches VerständnisKommunikationsfähigkeitKundenorientierungAufmerksamkeitBelastbarkeitEntscheidungsfreudigkeitFlexibilitätGeduldRechts- und GerechtigkeitsempfindenDiskretionGepflegtes ErscheinungsbildLogisches DenkvermögenOrganisationsfähigkeitSystematikVideostories zu diesem BerufAlle Videostories
Aus- & Weiterbildung
Ausbildung und Voraussetzungen
Für den Beruf Personalverrechner*in ist eine kaufmännische Ausbildung an einer berufsbildenden mittleren oder höheren Schule oder eine kaufmännische Lehre erforderlich. In der Regel werden zusätzliche einschlägige Kurse und Prüfungen (z. B. WIFI Lehrgang Personalverrechnung) verlangt, wobei diese meist auch berufsbegleitend absolviert werden können.
Wichtige Ausbildungsinhalte:
- Betriebswirtschaft, Rechnungswesen
- Buchführung und Buchhaltung
- Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Personalwesen, Personalverwaltung
- Arbeitsrecht, Wirtschaftsrecht
- Lohn-, Einkommensteuerrecht
- Sozialversicherungsrecht
- betriebliche Softwareprogramme
- Büro-Organisation, Dokumentation
Weiterbildung und Spezialisierungen
Personalverrechner*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Eine Voraussetzung für den beruflichen Erfolg ist es, fachlich immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und das Fachwissen laufend zu ergänzen und zu vertiefen.
Weiterbildungsbereiche für Personalverrechner*in sind beispielsweise:
- Arbeitsrecht, Steuer- und Abgabenrecht, Sozialversicherungsrecht
- Kostenrechnung und Controlling
- Qualitätsmanagement
- facheinschlägige Softwareprogramme
- Datensicherheit, Datenschutz
Kurse und Lehrgänge von Weiterbildungseinrichtungen wie beispielsweise dem WIFI und BFI sowie zahlreiche Fachhochschul- und Universitätslehrgänge bieten eine gute Möglichkeit sich in relevanten Bereichen weiterzubilden und höher zu qualifizieren. Außerdem bieten sich für Personalverrechner*innen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Höherqualifizierung in Form eines Bachelor- oder Masterstudiums oder Zweitstudiums an.
Darüber hinaus ist es für Personalverrechner*innen wichtig, sich über Fachliteratur, Onlinemedien oder einschlägige Fachveranstaltungen und -kongresse auf dem Laufenden zu halten.
Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Personalverrechner*innen zu Teamleiter*innen oder Abteilungsleiter*innen aufsteigen und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams.