Projektleiter*in

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Wie werde ich Projektleiter*in?

auch bekannt als Projektleiter*in

Projektmanager*innen leiten eigenverantwortlich Projekte und Projektteams in Unternehmen. Sie wirken angefangen von der Planung und Konzeption bis zur organisatorischen Durchführung der Projekte mit und beachten dabei die von der Geschäftsleitung vorgegebenen oder im Projektplan entwickelten Vorgaben und Ziele.

Zu ihren wichtigsten Aufgaben zählen Projektplanung, Controlling, Einsatzplanung und Dokumentation, vor allem müssen Projektmanager*innen auch in Stresssituationen, wie z. B. bei Termindruck, sich ändernden Rahmenbedingungen, Ausfall von Mitarbeiter*innen und dergleichen den Überblick bewahren.

Projektmanager*innen sind in Unternehmen und Organisationen aller Branchen tätig. Die Projektleitung stellt eigentlich einen betrieblichen Aufstieg dar, ist inzwischen in vielen Unternehmen aber so umfangreich und komplex geworden, dass daraus eigene Stellen entstanden sind. Projektmanager*innen arbeiten im Team mit ihren Projektmitarbeiter*innen und haben Kontakte zu den Fach- und Führungskräften der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.

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Arbeiten als Projektleiter*in

Arbeitsumfeld

Projektmanager*innen arbeiten in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche (wie z. B. Bau, IT, Elektrotechnik, Banken, Handel, Energie), in der öffentlichen Verwaltung, bei Verbänden, Kammern, Forschungseinrichtungen, Bildungs- und Beratungseinrichtungen und anderen Institutionen. Sie nehmen eine Schnittstellenfunktion zwischen den verschiedenen betrieblichen Abteilungen und der Geschäftsführung ein.

Projektmanager*innen sind mit der Umsetzung von Projekten betraut und beherrschen die verschiedenen Methoden und Verfahren des Projektmanagements. Sie achten darauf, dass Rechtsvorschriften eingehalten und technische und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge berücksichtigt werden.

Im Bereich Wirtschaft und Handel betreuen sie z. B. die Entwicklung, Optimierung und Vermarktung von Produkten. Sie ermitteln Kundenwünsche und -anforderungen und arbeiten Marketingstrategien aus. Dabei befassen sie sich mit dem Weg eines Produktes von der Idee bis ins Verkaufsregal oder sie betreuen Projekte zur Erschließung neuer Märkte und Vertriebswege. Projekte können aber zum Beispiel auch sein: neue Produktionsverfahren einführen, betriebliche Leistungsprozesse optimieren, Forschungs- und Entwicklungsprojekte umsetzen, neue IT-Systeme implementieren und vieles mehr.

Zu Beginn eines Projekts legen sie Projektziele, Budget- und Zeitrahmen fest und definieren die einzelnen Projektschritte. In der nachfolgenden Planungsphase organisieren sie das Projektteam und stellen Aufgaben-, Kosten- und Terminpläne auf. Bei der Durchführung des Projekts achten sie vor allem darauf, dass die einzelnen Teilschritte des Projekts termingerecht erreicht werden und, dass das Projektbudget eingehalten wird. Auch die begleitende Qualitätssicherung spielt bei allen Projekten eine wichtige Rolle. Abschließend dokumentieren sie die Projektergebnisse, erstellen Projektberichte und präsentieren sie der Geschäftsleitung bzw. den Auftraggeber*innen.

Projektmanager*innen führen und motivieren die Mitarbeiter*innen des Projektteams und vermitteln bei Konflikten im Projektteam. Sie kommunizieren inner- wie auch außerbetrieblich, in dem sie wichtige Netzwerkarbeit und Kontaktpflege leisten, Verhandlungen führen und Meetings und Besprechungen leiten bzw. an Meetings mit Auftraggeber*innen teilnehmen.

Aufgaben

  • betriebliche Projekte planen, organisieren, durchführen und koordinieren
  • Projektteams übernehmen oder zusammenstellen
  • Meetings und Besprechungen durchführen und leiten, dabei Projektziele, Projektablauf usw. erläutern und besprechen
  • einzelne Projektschritte, Projektetappen und Teilleistungsziele definieren
  • Projektmitarbeiter*innen einteilen und koordinieren
  • Terminpläne, Ablaufpläne, Kostenpläne usw. erarbeiten
  • Ablaufkontrolle, Kostenkontrolle, Terminkontrolle durchführen
  • Bilanzen, betriebliche Kennzahlen, wirtschaftliche Studien etc. lesen und verwenden
  • Projekt-Kennzahlen für die Geschäftsleitung aufbereiten und präsentieren
  • Projektberichte, Ergebnispräsentationen erstellen

Arbeitsmittel und Ausrüstung

Projektmanager*innen arbeiten mit Computer, Notebooks, Tablets, Office-Programmen (insb. Tabellenkalkulations- und Textverarbeitungsprogrammen) und spezieller Projektmanagementsoftware und Planungssoftware, mit Datenbank- und Statistikprogrammen, aber auch mit alltäglichen Büroanwendungen usw. Sie führen Betriebsbücher und Geschäftsunterlagen, wie Budgetpläne, Personallisten, Besprechungsprotokolle, Memos, Zeitpläne, Projekt-Dokumentationen und Datenbanken.

Für die Kommunikation verwenden sie die üblichen Bürokommunikationsmittel wie Telefone, Mobiltelefone, E-Mail sowie Intra- und Internet. Teammeetings mit räumlich getrennten oder internationalen Teams werden häufig auch über Telefon- und Webkonferenzen geführt. Zu Präsentationszwecken verwenden sie Präsentationssoftware (z. B. PowerPoint) und Beamer und andere Visualisierungs- und Präsentationshilfen, wie Bildschirme, Smartboards, aber durchaus auch noch traditionelle Flipcharts und Stifte und mitunter Simulationen und digitale Modelle.

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Aus- & Weiterbildung

Ausbildung und Voraussetzungen

Die Ausbildung für Projektmanager*innen ist abhängig vom unmittelbaren Einsatzbereich und reicht von kaufmännischen/betriebswirtschaftlichen Ausbildungen über technische und IT-Ausbildungen bis hin zu sozialen Ausbildungen.

Häufig ist für diesen Beruf eine abgeschlossene Schulausbildung oder ein abgeschlossenes Universitäts- oder Fachhochschulstudium erforderlich. Mit Einsatzbereitschaft, Fachkompetenz und entsprechender Weiterbildung können auch Absolventinnen und Absolventen von Lehrausbildungen in den Bereich Projektmanagement aufsteigen.

Lehrgänge unterschiedlicher Anbieter bereiten unabhängig von der jeweiligen Fachrichtung auf die spezifischen Anforderungen im Projektmanagement vor.

Wichtige Ausbildungsinhalte:

  • Betriebswirtschaft
  • Projektmanagement, Projektplanung
  • Projektleitung, Mitarbeiter*innenführung
  • Projektcontrolling
  • Präsentationstechniken
  • Moderationstechniken
  • Verhandlungstechniken, Entscheidungstechniken
  • Terminplanung, Termincontrolling
  • Risikomanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Dokumentation

Weiterbildung und Spezialisierungen

Projektmanager*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen laufend zu ergänzen und zu vertiefen. Je nach Tätigkeitsbereich können die fachlichen Anforderungen sehr unterschiedlich sein und sowohl technischen, kaufmännische, soziale Themen, IT, usw. umfassen.

Wichtige Weiterbildungsbereiche für Projektmanager*innen sind beispielsweise:

  • Projektcontrolling
  • IT-Anwendungen im Projektmanagement
  • Rhetorik, Verhandlung, Kommunikation
  • Mediation, Konfliktmanagement
  • Datenanalyse, Big Data
  • Datensicherheit, Datenschutz, Privacy
  • Urheberrechte, Nutzungsrechte
  • Simulationstechnologie, Virtual und Agumented Reality
  • Medienkompetenz, Social Media
  • Nachhaltigkeit, Corporate Social Responsibility (CSR)
  • Diversitymanagement

Kurse und Lehrgang an Weiterbildungseinrichtungen wie z. B. dem WIFI und BFI sowie Fachhochschul- und Universitätslehrgänge bieten eine gute Gelegenheit sich in oben genannten Bereichen weiterzubilden und höher zu qualifizieren. Insbesondere bieten sich für Projektmanager*innen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Höherqualifizierung in Form eines Bachelor- oder Masterstudiums, bzw. (falls man bereits ein abgeschlossenes Studium hat) in Form eines Zweitstudiums oder weiterführenden PhD-Studiums.

Projektmanager*innen leiten die Mitarbeiter*innen ihres Projekts bzw. Teams und sind für den erfolgreichen Abschluss ihrer Projekte verantwortlich. Mit entsprechender beruflicher Erfahrung bzw. Qualifizierung können sie innerbetrieblich in Managementpostionen wie Projektleitung, Abteilungsleitung oder Geschäftsführung aufsteigen.

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