Rezeptionist*in

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Tourismus, Gastgewerbe & Hotellerie

Wie werde ich Rezeptionist*in?

Rezeptionist*innen arbeiten an der Rezeption von Beherbergungsbetrieben wie Hotels, Pensionen und Gaststätten. Sie nehmen Reservierungen entgegen, empfangen bzw. verabschieden die Gäste, Besucher und Kunden, vergeben die Zimmer und Zimmerschlüssel. Rezeptionist*innen informieren die Gäste über Angebote, Veranstaltungen und Sehenswürdigkeiten und reservieren Restaurantplätze, Theater- und Konzerttickets, verkaufen Ansichtskarten und leiten die Post weiter. Bei der Abreise der Gäste führen sie die Abrechnung durch. Sie berechnen die Endsumme und kassieren die Beträge. Rezeptionist*innen arbeiten im Team mit weiteren Fach- und Hilfskräften des Betriebes.

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Arbeiten als Rezeptionist*in

Arbeitsumfeld

Rezeptionist*innen arbeiten im Empfangsbereich von Beherbergungsbetrieben aller Art, sie sind für den Empfang und die Betreuung der Gäste zuständig. Sie kommunizieren mit den Gästen via Telefon oder E-Mail und nehmen Reservierungen entgegen, wobei sie in einem speziellen Verzeichnis (Zimmerspiegel) oder im Computer die Verteilung und Ausbuchung der Zimmer festhalten. Sie verteilen die Zimmer je nach Auslastung, nehmen die Meldezettel bzw. Gästeblätter entgegen und geben Zimmerschlüssel oder Keycards (magnetische Türöffner) aus. Rezeptionist*innen stehen für allgemeine Auskünfte zur Verfügung und informieren die Gäste über das hotelinterne Angebot (z. B. Massage, Sauna, Fitness, Restaurant). Sie teilen Info-Materialien, Prospekte und Stadtpläne aus und wissen über Veranstaltungen vor Ort bzw. in der Umgebung (Theateraufführungen, Konzerte, Touren etc.) Bescheid.

Rezeptionist*innen verkaufen Briefmarken, Ansichtskarten und Souvenirs, in größeren Beherbergungsbetrieben wechseln sie auch Geld. Sie vermitteln Telefonate und leiten die Post der Gäste weiter. Falls die Gäste nicht gestört oder um eine bestimmte Zeit geweckt werden wollen, achten Rezeptionist*innen darauf, dass ihren Wünschen entsprochen wird. Bei der Abreise der Gäste berechnen sie die Endsumme aus Nächtigungen und Extraleistungen wie Zimmerservice, Telefon, Minibar usw. Sie stellen die Rechnungen aus und kassieren die Beträge.

Aufgaben

  • Reservierungen und Buchungen entgegennehmen
  • Zimmer einteilen und ausgeben
  • Gäste empfangen und betreuen
  • Korrespondenzen erledigen
  • E-Mail- und Telefonverkehr abwickeln
  • Auskünfte erteilen, Infomaterialien, Prospekte und Broschüren ausgeben
  • über hotelinterne Veranstaltungen, Serviceleistungen, Angebote etc. informieren
  • Gäste über Ausflugsmöglichkeiten, Gastronomie und Kulturangebote vor Ort und über Verkehrsmittel informieren
  • über Tourismusgästekarten der jeweiligen Region informieren
  • Abrechnungen von Nächtigungen und Zusatzleistungen erstellen, Rechnungen legen und Beträge kassieren

Arbeitsmittel und Ausrüstung

Rezeptionist*innen arbeiten mit Betriebsbüchern wie z. B. Zimmerspiegeln, Dienstplänen, Listen, Journalen, Protokollen und Datenbanken von Gästen und Kund*innen. Bei ihrer Arbeit spielen Computer, die mit spezieller Software für Buchungen und Reservierungen ausgestattet sind, eine wichtige Rolle. Ebenso verwenden sie Telefonanlagen, Mobiltelefone, Fax- und Kopiergeräte und Drucker. Immer größere Bedeutung bekommen Online-Buchungsportale und Bewertungsportale.

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Aus- & Weiterbildung

Ausbildung und Voraussetzungen

Generell erfolgt die Ausbildung zu Rezeptionist*innen nach einer abgeschlossenen berufsbildenen Schule im Bereich "Hotel, Gastgewerbe und Fremdenverkehr" an der Rezeption eines Beherbergungsbetriebes oder über einen einschlägigen Lehrberuf (Hotel- und Gastgewerbeassistent*in).
Zumal Fremdsprachenkenntnisse und Allgemeinbildung für diesen Beruf wesentlich sind, werden auch Absolvent*innen und Schulabbrecher*innen von Allgemeinbildenden Höheren Schulen innerbetrieblich angelernt.

Weiterbildung und Spezialisierungen

Auch wer sich im Empfangsbereich erfolgreich spezialisiert hat, steht beruflich immer wieder vor neuen Herausforderungen. Eine Voraussetzung für den beruflichen Erfolg ist es daher, fachlich auf dem Laufenden zu bleiben und sein Fachwissen durch Weiterbildung kontinuierlich zu ergänzen, zu vertiefen und an aktuelle Entwicklungen anzupassen.

Das Spektrum für Weiterbildungsmöglichkeiten ist breit und reicht von allgemeiner Touristik, über Fremdsprachen und Kund*innenbetreuung bis hin zu speziellen Softwarelösungen im Hotel- und Gaststättengewerbe. Immer wichtiger wird auch der effiziente Umgang mit Social Media und Internetbuchungs- und -bewertungsportalen.

Zahlreiche Bildungsveranstaltungen bieten u. a. das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) und das Berufsförderungsinstitut (bfi) an.
Weiters besteht eine Reihe von Fortbildungsmöglichkeiten im Rahmen von Kollegs, Fachhochschulstudiengängen, Universitätsstudien und Universitätslehrgängen.

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