Wie werde ich Verwaltungsassistent*in?
Verwaltungsassistentinnen und -assistenten sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Posteingangs und -ausgangs, die Erstellung von Schriftstücken (z. B. Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie die Betreuung von Kundinnen und Kunden. Auch das betriebliche Rechnungswesen (z. B. Kalkulation, Buchhaltung) kann Teil ihres Aufgabenbereichs sein. Sie arbeiten gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. In öffentlichen Institutionen (z. B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt (Parteienverkehr).
Steckbrief
Benötigte Abschlüsse
Lehre / AusbildungVideostories zu diesem BerufAlle Videostories
Arbeiten als Verwaltungsassistent*in
Arbeitsumfeld
Der Hauptaufgabenbereich von Verwaltungsassistentinnen und -assistenten ist die Abwicklung der täglichen Büroarbeiten in ihrer jeweiligen Abteilung. Dazu gehörten z. B. Schrift- und Telefonverkehr, Posteingang und Postausgang inklusive Ablage (insbesondere elektronisch), Wartung und Aktualisierung von Datenbeständen in Datenbanken und mitunter auch Zahlungsverkehr. Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Sitzungen und organisieren sie Veranstaltungen und Dienstreisen sowie deren Abrechnung. Bei all ihren Arbeiten bedienen sich Verwaltungsassistent*innen moderner Bürokommunikationstechniken.
Verwaltungsassistentinnen und -assistenten kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial und Büroeinrichtungen, indem sie Angebote einholen, sie untereinander vergleichen und nach den günstigsten Einkaufskonditionen, Liefer- und Zahlungsbedingungen entscheiden.
Sie arbeiten auch in der Buchhaltung und in der Lohn- und Gehaltsverrechnung mit. Ein weiterer wichtiger Tätigkeitsbereich ist die Betreuung und Information von Besucher*innen oder Kundinnen/Kunden (z. B. Auskunftserteilung über das Leistungsangebot, die Behandlung von Beschwerden). Fremdsprachenkenntnisse sind heute in diesem Beruf unerlässlich.
Aufgaben
- Verwaltungsassistenz - Zusammenarbeit mit Verwaltungsfachbeamten/Verwaltungsfachbeamtinnen
- allgemeine Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
- Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
- Bestände (Büroausstattung, Büromaterial usw.) beschaffen und führen
- Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
- Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
- IT und betriebliche Softwareprogramme anwenden
- Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
- Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
- Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
- Parteienverkehr durchführen, Klientinnen/Klienten (Parteien) anmelden, informieren und betreuen
Arbeitsmittel und Ausrüstung
Verwaltungsassistent*innen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, computergestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen und verwenden unterschiedlichste (elektronische) Formulare. Sie bedienen Computer, Laptops, Kopierer, Scanner und andere Bürogeräte und verwenden für die Kommunikation die verschiedenen Kommunikationsformen wie z. B. Telefone, Mobiltelefon, E-Mail, Internet- und Videotelefonie.
Benötigte Fähigkeiten
gutes SehvermögenSpezielle Software-KenntnisseDatensicherheit & DatenschutzFremdsprachenkenntnisseDeutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)Ausdrucksstärke in Wort und SchriftOffenheitKommunikationsfähigkeitKontaktfreudigkeitKritikfähigkeitKundenorientierungFlexibilitätFreundlichkeitSelbstbewusstseinDiskretionGepflegtes ErscheinungsbildKoordinationsfähigkeitOrganisationsfähigkeitSystematikAus- & Weiterbildung
Ausbildung und Voraussetzungen
Wichtige Ausbildungsinhalte:
- Büromanagement
- Verwaltung, Verwaltungsassistenz
- öffentliche Verwaltung; öffentliche Institutionen und Organisationen
- Kenntnisse im fachspezifischen Arbeitsbereich (z. B. Wirtschaft, Finanzen, Gesundheitswesen etc.)
- IT, Textverarbeitung, betriebliche Buchhaltungsprogramme
- Bilanzbuchhaltung
- Kalkulation und Kostenrechnung
- Public Relations, Corporate Identity
- Kommunikation, Korrespondenz
- Fremdsprachen
Weiterbildung und Spezialisierungen
Verwaltungsassistent*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen, die Methodenkompetenzen und sozialen Kompetenzen laufend zu ergänzen und zu vertiefen.
Weiterbildungseinrichtungen wie zum Beispiel das Berufsförderungsinstitut (BFI) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereiche der Verwaltungsassistent*innen Kurse und Lehrgänge durch. Im Bereich der öffentlichen Verwaltung bietet die Verwaltungsakademie des Bundes ein umfangreiches Weiterbildungsprogramm, z. B. in den Bereichen IT, Betriebswirtschaft, Verwaltung, Organisation, Persönlichkeitsbildung oder Fremdsprachen.
In vielen Einrichtungen und Institutionen werden zur Weiterbildung und Höherqualifizierung der Mitarbeiter*innen außerdem innerbetriebliche Kurse, Schulungen und Lehrgänge durchgeführt.
Möglichkeiten zur beruflichen Höherqualifizierung bieten außerdem Vorbereitungs- und Aufbaulehrgänge für Berufstätige an berufsbildenden höheren Schulen. Mit dem Abschluss eines Aufbaulehrganges (3 Jahre) ist neben einer höheren Fachqualifikation außerdem die Matura verbunden, die ein Studium an Fachhochschulen und Universitäten ermöglicht. Auch die Berufsreifeprüfung (insb. Lehre mit Matura) oder eine Studienberechtigungsprüfung ermöglichen den Zugang zum Studium.
Studium ohne Matura:
Für ein Studium an einer Fachhochschule, Universität oder Pädagogischen Hochschulen ist normalerweise die Matura einer Allgemeinbildenden (AHS) oder Berufsbildenden Höheren Schule (BHS) erforderlich.
Es bestehen aber auch andere Zugangsmöglichkeiten:
- Berufsreifeprüfung (Lehre mit Matura): Die Berufsreifeprüfung, die du bereits während deiner Lehrzeit beginnen kannst, ist eine vollwertige Matura, mit der du uneingeschränkten Zugang zum Studium hast.
- Studienberechtigungsprüfung: Die Studienberechtigungsprüfung kannst du vor Beginn eines Studiums ablegen. Sie ermöglicht den Zugang zu einem bestimmten Studium.
- ohne Matura mit Berufsausbildung und Berufserfahrung: Fachhochschulen bieten außerdem meist die Möglichkeit mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung (insb. Lehre oder Berufsbildender Mittlerer Schule (BMS)) und mehrjähriger Berufserfahrung auch ohne Matura ein facheinschlägiges (d. h. mit der Berufsausbildung fachlich verwandtes) Bachelorstudien zu beginnen. Meist müssen dazu einzelne Zusatzprüfungen absolviert werden.