Wie werde ich Vorstandsassistent*in?
Managementassistent*innen unterstützen die Geschäftsleitung (Manager*innen, Geschäftsführer*innen, Unternehmer*innen) bei ihren Aufgaben und nehmen ihren Vorgesetzten vor allem Routinearbeiten, aber auch einzelne Projekte ab. In vielen betrieblichen Organisations- und Entscheidungsprozessen sind sie die "rechte Hand" der Manager*innen. Sie teilen Tagesabläufe und Termine ein, bereiten Besprechungen, Sitzungen und Verhandlung vor, bereiten Unterlagen und Präsentationen auf, verschriftlichen Gesprächsnotizen, führen Sitzungsprotokolle und Memos und organisieren Dienstreisen für ihre Vorgesetzten, auf denen sie diese meist auch begleiten. Häufig übernehmen sie dabei auch inhaltliche Arbeiten in einzelnen Projekten.
Managementassistent*innen arbeiten in den unterschiedlichsten Industrie-, Handels-, und Dienstleistungsunternehmen sowie bei öffentlichen Organisationen und Institutionen. Sie arbeiten eigenständig sowie im Team mit Kolleg*innen aus den verschiedensten Unternehmensbereichen und stehen in engem Austausch mit ihren Vorgesetzten.
Steckbrief
Benötigte Abschlüsse
Berufsbildende höhere SchuleWichtige Schulfächer
Rechnungswesen, Informatik, weitere Fremdsprachen, Wirtschaft, Mathematik, Deutsch, EnglischBerufsgruppen
Büro & HandelVideostories zu diesem BerufAlle Videostories
Arbeiten als Vorstandsassistent*in
Arbeitsumfeld
Managementassistent*innen entlasten die Geschäftsleitung von Routinearbeiten und unterstützen sie bei Planungs-, Organisations- und Entscheidungsprozessen. Sie assistieren bei der Zeit- und Terminplanung sowie bei der Personalbeschaffung und Personalführung. Sie führen den Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehr durch und führen Sitzungsprotokolle und Gesprächsnotizen, welche sie für ihre Vorgesetzten aufbereiten.
Sie verfolgen Markt- und Wirtschaftsanalysen, beobachten Konjunkturdaten und verfassen dazu selbstständig kurze Berichte, welche ihren Vorgesetzten als Entscheidungsgrundlage dienen. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation vertreten sie ihre Vorgesetzten auch bei Besprechungen, auf Tagungen, Konferenzen und Dienstreisen.
Managementassistent*innen haben als "rechte Hand" der Geschäftsleitung mit vielen betrieblichen Organisations- und Entscheidungsprozessen zu tun. Sie beschaffen z. B. aus den verschiedenen Abteilungen Informationen und Daten, die für die Vorbereitung, Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen (z. B. Produktionsplanung, Investitionsentscheidungen) benötigt werden. Dazu werten sie betriebliche Daten und Kennzahlen aus dem Rechnungswesen und Controlling aus. In kleineren und mittleren Unternehmen assistieren sie außerdem bei Führungsaufgaben im Personalwesen (Human Resources Management), dass hier häufig bei der Geschäftsführung angedockt ist. In diesem Zusammenhang wirken sie z. B. bei der Personalsuche- und -aufnahme mit, treffen Vorselektionen und teilen Termine für Bewerbungsgespräche ein.
Ein wichtiger Aufgabenbereich von Managementassistent*innen betrifft die Kontaktpflege zu Kundinnen/Kunden, Geschäftspartner*innen und Lieferant*innen. Sie empfangen und betreuen Besucher*innen, führen mit ihnen Gespräche und bereiten Sitzungen und Verhandlungen vor. Managementassistent*innen arbeiten eigenständig sowie im Austausch mit dem Sekretariat und den betrieblichen Abteilungen. Vor allem arbeiten sie eng mit ihren Vorgesetzten zusammen.
Aufgaben
- Vorgesetzte unterstützen, mitunter auch vertreten, von Routineaufgaben entlasten
- Telefonate führen, Schriftverkehr abwickeln, je nach Unternehmen auch fremdsprachig
- Briefe, Verträge und andere Dokumente nach Stichworten, schriftlicher Vorlage oder Diktat erstellen
- Termine und Tagesabläufe für die Vorgesetzten einteilen und koordinieren
- Dienstreisen planen und organisieren
- Besuche von Geschäftspartner*innen empfangen und betreuen, Caterings planen und arrangieren
- Sitzungen, Tagungen, Konferenzen und Besprechungen vorbereiten
- an Besprechungen und Verhandlungen teilnehmen, Notizen aufnehmen, Sitzungs-Protokolle erstellen
- betriebswirtschaftliche Daten, Kennzahlen und Statistiken sammeln und auswerten
- daraus Entscheidungsgrundlagen erarbeiten und bereitstellen
- Konzepte für Verträge und Angebote erarbeiten und vorlegen
- im Bereich Personalwesen mitwirken, bei der Personalauswahl und -einstellung assistieren
- Kontakte zu Lieferant*innen, Kundinnen/Kunden, Geschäftspartner*innen, Kreditinstituten und Behörden pflegen
- Betriebsbücher, Terminkalender, Personal-, Dienst- und Urlaubslisten, Datenbanken führen
Arbeitsmittel und Ausrüstung
Managementassistent*innen arbeiten mit Computern, Laptops und betrieblichen Officeprogammen, Präsentationssoftware, mit Datenbanken, Netzwerken und der im Unternehmen eingesetzten Planungs- und Steuerungssoftware (z. B. Enterprise Resource Planning, ERP). Sie führen betriebliche Unterlagen wie Besprechungs- und Sitzungsprotokolle, Projekt- und Reiseunterlagen, Unterschriftenmappen und Verträge sowie Datenbanken über Kundinnen/Kunden, Geschäftspartner*innen und Lieferant*innen, Terminkalender usw.
Managementassistent*innen arbeiten außerdem mit Bilanzen, Geschäftsberichten, Daten und Statistiken, Präsentationsunterlagen, Infobroschüren und Musterkatalogen. Sie verwenden Bürogeräte wie Kopierer, Drucker, Scanner und Fax sowie Präsentationsgeräte wie z. B. Beamer, Bildschirme, Smartboards und kommunizieren über Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Internet- und Videotelefonie und Onlinemeeting-Tools.
Benötigte Fähigkeiten
Datensicherheit & DatenschutzFremdsprachenkenntnisseDeutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)Rhetorisches GeschickWirtschaftliches VerständnisPräsentationsfähigkeitMathematisches VerständnisArgumentationsgeschickOffenheitKommunikationsfähigkeitProblemlösungskompetenzKontaktfreudigkeitKundenorientierungVerhandlungsgeschickAufmerksamkeitBelastbarkeitEntscheidungsfreudigkeitFlexibilitätFreundlichkeitGeduldOrganisationsfähigkeitDiskretionZielstrebigkeitGepflegtes ErscheinungsbildReisebereitschaftKoordinationsfähigkeitKreativitätSystematikFachkenntnisse im UnternehmensrechtAus- & Weiterbildung
Ausbildung und Voraussetzungen
Für den Beruf Managementassistent*in ist in der Regel eine abgeschlossene Schulausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt (z. B. HAK) oder ein abgeschlossenes Universitäts- oder Fachhochschulstudium z. B. in Betriebswirtschaft erforderlich. Aber auch technische oder juristische Ausbildungen mit kaufmännischer Zusatzqualifikation ermöglichen den Einstieg in diesen Beruf.
Wichtige Ausbildungsinhalte:
- Betriebswirtschaft
- Management
- Büroorganisation, Büromanagement
- Buchführung, Buchhaltung
- Kostenrechnung und Controlling
- betriebliches Kennzahlenwesen
- Marketing und Werbung
- Öffentlichkeitsarbeit, Public Relations
- Dokumentation
- Fremdsprachen (EU-Sprachen)
Weiterbildung und Spezialisierungen
Managementassistent*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen, die Methodenkompetenzen und sozialen Kompetenzen laufend zu ergänzen und weiter zu entwickeln.
Weiterbildungseinrichtungen wie z. B. das Berufsförderungsinstitut (BFI) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereich von Managementassistent*innen Weiterbildungskurse und Lehrgänge durch. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Weiterbildungseinrichtungen, die Kurse und Lehrgänge für entsprechende Fach- und Sozialkompetenzen anbieten.
In größeren Betrieben werden zur kaufmännischen Weiterbildung auch innerbetriebliche Kurse bzw. Seminare durchgeführt, teilweise in eigenen Akademien.
Vor allem Fachhochschullehrgänge und Universitätslehrgänge sowie Managementakademien bieten eine gute Gelegenheit sich in relevanten Bereichen weiterzubilden und höher zu qualifizieren. Des weiteren bieten sich für Managementassistent*innen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Höherqualifizierung in Form eines Zweitstudiums oder weiterführenden PhD-Studiums an.
Außerdem ist für Managementassistent*innen die laufende Lektüre von Fachzeitschriften (online und offline), der Besuch von facheinschlägigen Seminaren, die Vernetzung bei Veranstaltungen und Kongressen und die Teilnahme an einschlägigen Netzwerken (online und offline) eine wichtige Möglichkeit, um sich auf dem neuesten Stand zu halten.
Weiterbildungsbereiche sind beispielsweise:
- Büroleitung, Büro-Organisation
- Informations- und Wissensmanagement
- PR und Marketing
- Dokumentation
- Präsentation und Kommunikation
- E-Commerce
- betriebliche Software-Programme
- Internet, Social Media und Multimedia
- Datensicherheit und Datenschutz
- Buchhaltung, Bilanzbuchhaltung
- Kalkulation und Kostenrechnung
- Personalverrechnung
- Recht (z. B. EU-Rechtsnormen, Umweltschutzbestimmungen)
- Fremdsprachen
- Kommunikation
Entwicklung und Karriere:
Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Managementassistent*innen zu Teamleiter*innen, Projektleiter*innen oder Abteilungs- und Bereichsleiter*innen aufsteigen und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams.
Damit ist häufig eine fachliche Spezialisierung beispielsweise auf die Bereiche Human Resources, Finanzen, Controlling, Verkauf/Vertrieb etc. verbunden.