Sach­be­ar­bei­ter*in

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Wie werde ich Sach­be­ar­bei­ter*in?

auch bekannt als Referent*in

Sachbearbeiter*in ist weniger ein Beruf als eine Funktionsbezeichnung und bezeichnet ein Dienstverhältnis im öffentlichen Dienst oder in einem Wirtschaftsunternehmen. Sachbearbeiter*innen übernehmen meist spezielle administrative und organisatorische Tätigkeiten, die sie eigenverantwortlich ausüben. Je nach Aufgabengebiet und Arbeitsort (z. B. Verkaufsabteilungen in Handelsbetrieben oder Mitarbeiter*innen in der Verwaltung in Behörden) gestaltet sich ihr Arbeitsalltag. Sie arbeiten eigenständig und haben Kontakt zu Kundinnen und Kunden sowie zu Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen.

Siehe auch Lehrberuf Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf).

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Arbeiten als Sachbearbeiter*in

Arbeitsumfeld

Mit der Bezeichnung Sachbearbeiter*in werden zumeist nicht-leitende berufliche Tätigkeiten bezeichnet. Teilweise wird dieser Überbegriff auch für Berufe verwendet, die in administrativ-organisatorischen Bereichen angesiedelt sind (siehe z. B. Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin).

Die Bezeichnung Sachbearbeiter*in weist darauf hin, dass sich die Berufstätigen in ihrer Arbeit schwerpunktmäßig mit einer ganz bestimmten Aufgabe beschäftigen. Das kann beispielsweise in Behörden die Bearbeitung bestimmter Anträge sein (z. B. Ausstellung von Reisepässe, Führerscheinen oder die Registrierung von Wohnsitzmeldungen) oder auch mehrerer solcher Aufgabengebiete. In Betrieben kann es die ebenfalls die schwerpunktmäßige Bearbeitung bestimmter Aufgaben sein, wie etwa Bestellungen abwickeln, Lieferpapiere kontrollieren. Der Schwerpunkt kann aber auch auf der Bearbeitung einer bestimmten Kundengruppe oder Region liegen.

Beispielsweise sorgen Sachbearbeiter*innen im Verkauf z. B. für den reibungslosen Ablauf eines Verkaufsgeschäftes. Ihre Aufgaben reichen von der Angebotserstellung über die gesamte Auftragsabwicklung bis zur Rechnungsausstellung. Weiters sind sie für die Kundenbetreuung zuständig. Vielfältige Koordinationsaufgaben sind daher zu bewältigen. Organisationstalent und die Fähigkeit, den Überblick zu bewahren, sind notwendige Voraussetzungen.

Aufgaben

  • Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
  • Statistiken, Karteien und Dateien anlegen und führen
  • Akten einholen, bearbeiten und prüfen
  • Korrespondenz durchführen
  • fachspezifische Softwareprogramme und elektronische Datenverarbeitungssysteme anwenden: z. B. Textbausteine und Adressdateien erstellen und warten
  • Termine koordinieren und überwachen
  • Kundinnen und Kunden bzw. Parteien (Parteienverkehr) anmelden, informieren und betreuen

Bitte beachte, dass sich die Aufgaben von Sachbearbeiter*innen je nach Einsatzgebiet sehr stark unterscheiden können.

Arbeitsmittel und Ausrüstung

Sachbearbeiter*innen arbeiten vorwiegend in Büros. Sie verwalten Akten, Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen. Sie bedienen Computer und Internet, Bürokommunikationsgeräte wie z. B. Telefone, Mobiltelefone und Büromaschinen wie z. B. Kopierer, Drucker und Scanner.

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Aus- & Weiterbildung

Ausbildung und Voraussetzungen

Ausbildungen im kaufmännischen Bereich sind von Vorteil, empfehlenswert ist etwa ein Abschluss an einer kaufmännischen oder wirtschaftlichen Schule (Handelsschule, Handelsakademie, Fachschulen und höhere Schulen für wirtschaftliche Berufe). Die genannten Ausbildungsmöglichkeiten werden mit unterschiedlichen Schwerpunktsetzungen angeboten (z. B. Ausbildungsschwerpunkt Informationstechnologie, Office-Management).

Auch der Lehrberuf Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf) bietet eine gute Basis für die Tätigkeit als Sachbearbeiter*in.

Die Ausbildungsvoraussetzungen im öffentlichen Dienst hängen vom Stellenprofil ab und werden in den spezifischen Ausschreibungen vorgegeben. Die Ausbildung erfolgt zum größten Teil an der Verwaltungsakademie des Bundes, aber auch an zentralen Ausbildungsstätten bzw. direkt am Arbeitsplatz. Beamtinnen/Beamte sind verpflichtet, an Lehrveranstaltungen, die von dienstlichem Interesse sind, teilzunehmen.

Wichtige Ausbildungsinhalte:

  • Büro- und Kanzleiwesen
  • öffentliche Verwaltung
  • Sachbearbeitung
  • Buchhaltung, Kostenrechnung
  • Aktenführung, Dokumentation
  • Datenbanken
  • Kund*innenberatung und -betreuung
  • Terminplanung, Terminkoordination
  • Rhetorik, Kommunikation

Weiterbildung und Spezialisierungen

Sachbearbeiter*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen im jeweiligen Fachbereich laufend zu ergänzen und zu vertiefen.

Neue Entwicklungen und Weiterbildungsbereiche für Sachbearbeiter*innen:

  • Büro-Organisation, Büroleitung
  • Buchhaltung, Rechnungswesen, Controlling
  • SAP, betriebliche Softwareprogramme
  • Wirtschaft und Recht
  • Datensicherheit, Datenschutz
  • Kundenbetreuung, Kommunikationskompetenz
  • Teamfähigkeit
  • Konfliktfähigkeit

Das WIFI, BFI sowie Fachhochschul- und Universitätslehrgänge bieten eine gute Gelegenheit sich in oben genannten Bereichen weiter zu bilden und höher zu qualifizieren. Darüber hinaus bieten sich für Sachbearbeiter*innen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Höherqualifizierung in Form eines Bachelor- oder Masterstudiums.

Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Sachbearbeiter*innen zu Büroleiter*innen, Teamleiter*innen, Projekt- oder Abteilungsleiter*innen aufsteigen und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams.

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