Ein­käu­fer*in

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Büro & Handel

Wie werde ich Ein­käu­fer*in?

Einkäufer*innen erledigen alle Tätigkeiten in Zusammenhang mit dem Einkauf von Waren, Materialien oder Dienstleistungen eines Unternehmens, die in diesem zur weiteren Verarbeitung oder zum Weiterverkauf benötigt werden. Sie beschaffen Informationen über Märkte und Lieferant*innen, führen Angebotsvergleiche durch, verhandeln Konditionen und geben Bestellungen auf. Darüber hinaus erledigen sie den Telefon- und Schriftverkehr und führen Datenbanken und Dokumentationen.

Einkäufer*innen arbeiten in Büros an Computerarbeitsplätzen, sie sind aber auch häufig unterwegs und besuchen Messen und Lieferant*innen, mit denen sie Verhandlungen führen und Verträge abschließen. Sie arbeiten eigenständig sowie im Team mit Berufskolleg*innen und stehen in Kontakt mit Großhändler*innen, Lieferant*innen und Mitarbeiter*innen von Speditionen sowie mit Fachkräften der verschiedenen Abteilungen des Unternehmens.

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Arbeiten als Einkäufer*in

Arbeitsumfeld

Je nach Art und Größe des Unternehmens ergeben sich für Einkäufer*innen verschiedene Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche. Während in kleinen Unternehmen oder Dienstleistungsbetrieben mit geringem Materialaufwand oft nur ein*e Einkäufer*in beschäftigt ist, betreiben große Handels- und Industriebetriebe, die mit umfangreichen Warensortimenten handeln oder Rohstoffe, Werkstoffen und Materialien verarbeiten, ganze Einkaufsabteilungen.

In Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen ermitteln Einkäufer*innen den betrieblichen Bedarf an Waren, Materialien, Hilfs- und Werkstoffen, Werkzeugen, Geräten, etc. Dazu führen sie computergesteuerte Lager-, Inventur- und Bedarfslisten in welchen die benötigten Waren, Produkte und Dienstleistungen erfasst und berechnet werden. Primäres Ziel ihrer Arbeit ist es, dass die betriebliche Versorgung zu jeder Zeit sichergestellt ist und keine Engpässe entstehen, da diese hohe Kosten und Verluste verursachen können (wie z. B. Verzögerungen oder Ausfälle in der Produktion).

Sie holen Angebote von Lieferant*innen ein, verhandeln mit diesen Liefer-, Preis- und Zahlungskonditionen und vergleichen die eingeholten Kostenvoranschläge und Angebote. Sie entscheiden eigenständig oder in Absprache mit der Abteilungs- oder Geschäftsleitung über die besten Angebote. Sie geben Bestellungen auf, vereinbaren Liefertermine und Zahlungskonditionen und wickeln den Zahlungsverkehr ab. Gegebenenfalls suchen sie ihre Lieferant*innen vor Ort auf, um die Beschaffenheit und Qualität von Waren und Rohstoffen zu prüfen.

Darüber hinaus organisieren sie den Transport der angekauften Produkte indem sie entsprechende Aufträge an Frachtunternehmen und Speditionen vergeben. Beim Einkauf bzw. Import von Waren aus dem Ausland beachten Einkäufer*innen die entsprechenden Einfuhrgesetze und Zollbestimmungen. Sie überwachen Liefertermine, kontrollieren eingehende Lieferungen und sorgen für deren sachgerecht Lagerung.

Im Einzelhandel sind Einkäufer*innen für die Gestaltung von Sortimenten mitverantwortlich.

Aufgaben

  • Informationen über Märkte, Zulieferbetriebe usw. beschaffen
  • Angebote von Lieferant*innen einholen, Konditionen und Preise vergleichen
  • Liefer- und Zahlungsbedingungen, Qualitätsunterschiede beurteilen
  • den Bedarf von einzelnen betrieblichen Abteilungen erheben, Bedarfslisten erstellen
  • benötigte Materialien wie Rohmaterialien, technische Geräte und Maschinen verzeichnen
  • Bestellungen von Materialien, Waren und Dienstleistungen vorbereiten und durchführen
  • Lieferant*innen aufsuchen und Waren hinsichtlich Qualitätsbeschreibungen beurteilen
  • Zollbestimmungen, Liefer- und Zahlungsbedingungen beachten und verhandeln
  • Verträge abschließen, Liefertermine und Lieferbedingungen vereinbaren
  • Lagerverwaltung durchführen
  • Liefertermine überwachen
  • anfallenden Telefon-, Schrift- und E-Mailverkehr erledigen
  • Vorbereitungsarbeiten für Rechnungswesen und Kostenrechnung durchführen
  • digitale Datenbanken, Karteien, Lager- und Inventurlisten führen

Arbeitsmittel und Ausrüstung

Einkäufer*innen arbeiten mit Computern, Laptops mit betrieblichen Softwaresystemen wie z. B. Office- und Kalkulationssoftware, digitale Lager- und Inventurlisten, Lieferant*innendatenbanken, Enterprise Resource Planning Systemen (ERP) und dergleichen. Sie verwenden Informations- und Kommunikationssysteme wie Telefon, Internet, E-Mail, Video- und Internettelefonie sowie diverse Büromaterialien und bearbeiten Bestellformulare, Zoll- und Frachtpapiere.

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Aus- & Weiterbildung

Ausbildung und Voraussetzungen

Der Besuch einer kaufmännischen Schule (z. B. Handelsschule, Handelsakademie) oder kaufmännischen Kollegs, wirtschaftlichen Schule (z. B. Höhere Lehranstalten, Fachschulen und Kollegs für wirtschaftliche Berufe) oder die Absolvierung einer kaufmännischen Lehre bieten gute Voraussetzungen für den Beruf Einkäufer*in.

Ein Fachhochschul- oder Universitätsstudium in BWL, Einkauf oder Logistik erleichtern in der Regel den Zugang zu leitenden Positionen.

Hinweis für Berufsumsteiger*innen: Der Besuch von Handelsakademien, Kollegs oder Schulen für wirtschaftliche Berufe ist auch berufsbegleitend (d. h. in Form von Abendunterricht) möglich.

Wichtige Ausbildungsinhalte:

  • Allgemeine Betriebswirtschaft
  • Buchhaltung, Rechnungswesen
  • Produkt- und Warenkunde
  • Materialwirtschaft
  • Einkauf
  • Technischer Einkauf
  • Einkaufsmethoden, Einkaufsorganisation
  • Verhandlungsführung, Verkaufsstrategien
  • Kostenrechnung und Controlling
  • Lagerwirtschaft, Logistik
  • Import/Export, Zollrecht
  • Fremdsprachen

Weiterbildung und Spezialisierungen

Einkäufer*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen laufend zu ergänzen und zu vertiefen.

Wichtige Weiterbildungsbereiche für Einkäufer*innen sind beispielsweise:

  • Import- und Zollrecht
  • Wirtschaft und Recht
  • Neue Produkte und Waren
  • E-Commerce
  • betriebliche Softwareprogramme
  • Internationale Betriebswirtschaft
  • Fremdsprachen
  • Datensicherheit und Datenschutz
  • digitale Anwendungen und Tools
  • Enterprise Resource Planning (ERP) Tools

In größeren Betrieben werden zur kaufmännischen Weiterbildung auch innerbetriebliche Kurse und Seminare durchgeführt. Regelmäßige betriebsinterne Weiterbildung ist daher ein wichtiger Bestandteil in diesem Beruf.

Möglichkeiten zur beruflichen Höherqualifizierung bieten weiters Vorbereitungs- und Aufbaulehrgänge an berufsbildenden höheren Schulen für Berufstätige. Mit dem Abschluss eines Aufbaulehrganges (3 Jahre) oder einer Höheren Lehranstalten für Berufstätige (4 Jahre) ist neben einer höheren Fachqualifikation außerdem die Matura verbunden, die ein Studium an Fachhochschulen und Universitäten ermöglicht. Auch die Berufsreifeprüfung (insb. Lehre mit Matura) oder eine Studienberechtigungsprüfung ermöglichen den Zugang zum Studium.

Weiterbildungseinrichtungen wie das Berufsförderungsinstitut (bfi), das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) und das ÖPWZ führen für viele Tätigkeitsbereich von Einkäufer*innen facheinschlägige kaufmännische Weiterbildungsmöglichkeiten an.

Nach mehrjähriger beruflicher Erfahrung und Zusatzqualifikationen können Einkäufer*innen zu Teamleiter*innen oder Abteilungsleiter*innen aufsteigen und führen als solche Mitarbeiter*innen und Teams.

Arbeitgeber zu diesem Beruf